Gelernte und geteilte Erkenntnisse zur Ermöglichung der Self-Service-Workflow-Orchestrierung in Unternehmen

Viele der täglichen Abläufe von BMC basieren auf unseren eigenen Lösungen, was unseren effizienten Betrieb ermöglicht und uns wesentliche Einblicke in die Herausforderungen unserer Kunden sowie die Verbesserung unseres Angebots gibt. Wir nennen diesen Ansatz BMC on BMC, und Control-M Saas ist ein großer Teil davon. Wie wir in früheren Blogs hervorgehoben haben, orchestriert Control-M die tausenden von Arbeitsabläufen, die BMC täglich am Laufen halten, und hat viele Vorteile für verschiedene Geschäftsbereiche gebracht, darunter Finanzen, das Enterprise Data Warehouse-Team, Kundensupport, Vertriebsbetrieb, Marketing und mehr. Zu den gemeldeten Ergebnissen gehören 27 Millionen US-Dollar an wiederkehrenden Kostenvermeidungseinsparungen durch die Orchestrierung von Anwendungs- und Daten-Workflows; 40–50 Tage jährlich in Vertriebsoperationen eingespart; automatisierte Erstellung wichtiger Führungskräfteberichte, wodurch es nicht mehr nötig war, wöchentlich von einem Manager zu erledigen; ein deutlich optimierter vierteljährlicher Abschlussprozess; und mehr.

Die Automatisierungs- und Betriebs-Dashboards, die Control-M bereitstellt, waren großartig für unser Geschäft. Als sich diese Erfolge verbreiteten, kamen immer mehr Geschäftskunden mit Ideen für neue Anwendungsfälle vor. Neben der Nutzung von Control-M in unseren eigenen Projekten hatte BMC mit vielen unserer Kunden auch gemeinsam, dass unsere Workflow-Entwicklung zentralisiert war und die Abteilung für Informationssysteme und Technologie (IS&T) als Torwächter fungierte. Es wurde für unser IS&T-Betriebsteam sehr herausfordernd, die Systeme am Laufen zu halten und die Nachfrage nach neuen Dienstleistungen zu erfüllen.

Diese Situation ist häufig und ein treibender Motor für die Bürgerentwicklung, bei der Unternehmen ihren Nicht-IS&T-Geschäftskunden die Autonomie geben, ihre Dienste zu erstellen. Das Umstellen des Entwicklungsmodells von zentral auf dezentral kann Entwicklungsstauen lösen, birgt aber Risiken. Workflows sind heute komplexer und haben mehr Abhängigkeiten als je zuvor, was die Wartung von Sicherheit und Governance erschwert. Bürgerentwickler können nicht erwartet werden, alle Variablen zu berücksichtigen, die dazu führen könnten, dass neue Dienste, die sie sich vorstellen, andere Unternehmensworkflows abstürzen oder andere Schwachstellen öffnen könnten.

Wir im IS&T-Betrieb verstanden diese Risiken. Wir verstanden auch, dass wir Bürgerentwicklung integrieren mussten, um das Unternehmen agil zu halten. Dieses Verständnis bildete die Grundlage für unser Automation-as-a-Service-Programm (AaaS). Mit Control-M Saas im Zentrum wurde es einfach, Daten zu demokratisieren und den Nutzern die Werkzeuge zur Orchestrierung von Arbeitsabläufen und Geschäftsdienstleistungen zu geben. Es half uns auch, neue Risiken zu mindern und blinde Flecken in der Governance zu bewältigen.

Bevor wir dezentrale Workflow-Entwicklung und -Orchestrierung implementierten, widmeten unsere Geschäftsanwender viel Zeit der Abgabe von Anfragen, während IS&T erhebliche Mühe in Nachverfolgung und Entwicklung investierte. Mit der Einführung von AaaS hat sich jedoch die Landschaft gewandelt. Geschäftsanwender bringen nun effizient mehr Services in die Produktion, Automatisierungsprozesse wurden optimiert und IS&T-Ressourcen wurden freigesetzt, um sich auf Innovation zu konzentrieren. Lassen Sie uns einen Vergleich der Prozesse vor und nach dieser Transformation betrachten.

In der Regel dauerte es ein bis drei Tage, bis ein Geschäftsnutzer eine Anfrage für einen neuen Dienst abgeschlossen hatte. Da Anfragen Daten von mehreren Systemen verwenden, musste der anfordernde Geschäftsanwender zahlreiche Systemadministratoren finden und kontaktieren, um die Erlaubnis zum Zugriff auf verschiedene Anwendungen und deren Daten zu erhalten, was bedeutete, mehrere Tickets zu eröffnen, um eine einzelne Auftragsanfrage zu unterstützen.

Das IS&T-Betriebsteam wurde mit einem steigenden Volumen von Automatisierungsanfragen aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens überflutet. Jede Anfrage erforderte eine sorgfältige Bewertung, die zu einer Entscheidung über Genehmigung oder Ablehnung führte, gefolgt von der Entwicklung von Arbeitsabläufen für die akzeptierten Personen. Nach der Annahme übernahm unser Team den gesamten Entwicklungsprozess, einschließlich der Integrationserstellung, umfangreicher Tests, Konfliktlösung bestehender Arbeitsabläufe, Identifikation von Sicherheitslücken und der anschließenden Bereitstellung von Diensten in die Produktion. Die Entwicklungszeitpläne schwankten je nach Komplexität der einzelnen Aufgabe erheblich. Die Nutzung von Control-M erwies sich als entscheidend, da es zahlreiche Entwicklungs- und Ausführungsaufgaben automatisierte und gleichzeitig eine Vielzahl vorgefertigter Integrationen anbot.

Die Einführung von AaaS über Control-M SaaS hat unsere Workflow-Anfrage- und Entwicklungsprozesse revolutioniert. Durch die Nutzung von Control-M Saas haben wir die zuvor zeitaufwändigen, arbeitsintensiven und kostspieligen Prozesse, die mit der Anforderung und Entwicklung von Workflows verbunden sind, erheblich verschlankt. Wir haben den gesamten Workflow-Lebenszyklus automatisiert, von der ersten Anfrage (Ticketing) über Nachverfolgungen bei fehlenden Informationen bis hin zur Entscheidungsfindung bezüglich Genehmigung oder Ablehnung neuer Geschäftsdienste. Darüber hinaus haben wir die Bereitstellung der Umgebung optimiert und Nutzern, deren Projekte genehmigt wurden, maßgeschneiderte Schulungen über Lernpfade bereitgestellt. Was Nutzer zuvor mehrere Tage gebraucht haben, um Dienste anzufordern, dauert jetzt Stunden. Darüber hinaus ermutigen unsere Lernpfade die Nutzer aktiv, die modernen Funktionen von Control-M Saas zu erkunden und zu nutzen, wodurch der Automatisierungsprozess weiter beschleunigt wird.

Bereitstellung von AaaS mit Control-M Saas

Wir erreichen noch größere Effizienzen bei der Workflow-Entwicklung, vor allem weil die Nutzer die Führung übernehmen und bei jedem Workflow nur minimale Eingriffe von IS&T erfordern. Dank Control-M SaaS können Nutzer auf die Tools und Integrationen zugreifen, um Workflows nahtlos zu erstellen, unterstützt durch eine intuitive Benutzeroberfläche. Innerhalb dieses Frameworks genießen Geschäftsleute bemerkenswerte Flexibilität bei der Gestaltung von Automatisierung und anderen Workflows, die ihre Aufgaben optimieren. Control-M SaaS implementiert automatisch Schutzmechanismen, die verhindern, dass nutzergenerierte Workflows andere stören. Unser Framework isoliert Jobs logisch und mindert Interferenzen zwischen ihnen, wobei viele dieser Funktionen im Hintergrund nahtlos funktionieren. Die Lösung gewährleistet zudem Datensicherheit mit den integrierten Datenschutzfunktionen, die sensible Informationen schützen.

Die meisten Geschäftsanwender haben ihre Workflows mit einer grafischen Benutzeroberfläche (GUI) und der Jobs-as-Code-Methodik gestaltet. Sie nutzen die benutzerfreundliche Oberfläche von Control-M Saas und die umfangreiche Bibliothek vorgefertigter Integrationen. Zusätzlich bieten wir den Nutzern ein Token zum Zugriff auf vorab genehmigten Code auf GitHub an. Um die Nutzer weiter zu unterstützen, haben wir einen Lernpfad entwickelt, der es ihnen ermöglicht, die Fähigkeiten von Control-M Saas zu erkunden.

Mit dieser Lösung erstellt IS&T keine Automatisierung und Arbeitsabläufe mehr; stattdessen sind die Geschäftskunden verantwortlich. Unsere Aufgabe ist es, ihnen die notwendigen Ressourcen bereitzustellen und den reibungslosen Betrieb des Gesamtsystems sicherzustellen, wobei Control-M Saas Control-M die meisten Automatisierungsprozesse übernimmt.

Vor AaaS

AaaS-Architektur:

Das obige Bild zeigt die Architektur hinter AaaS. Es gibt viele bewegliche Teile, aber auf einer übergeordneten Ebene repräsentiert die Architektur folgenden Prozess:

• Die automatisierten Arbeitsabläufe beginnen, sobald die Genehmigung eingeholt wurde, und das Sicherheitsteam hat die erforderliche Gruppe in OKTA integriert. Wir wollen den OKTA-Prozess bald im Rahmen unserer laufenden Verbesserungen automatisieren.

Durch die Automatisierungs-API haben wir Control-M Saas nahtlos in unsere DevOps-Toolchain integriert, bestehend aus Bitbucket und HashiCorp Vault. Diese Integration ermöglicht die Bereitstellung einer sicheren Schwimmspur innerhalb von Control-M Saas für Bürgerentwickler und entspricht unseren Unternehmensstandards für den Aufbau von Arbeitsabläufen.

Während Self-Service und Bürgerentwicklung darauf abzielen, Geschäftskunden zu stärken, hat die Orientierung des Programms auf Control-M SaaS unseren IS&T- und Betriebsteams erheblich zugutegekommen. Wie wir in einem kommenden Blogbeitrag näher ausführen werden, hat unsere Nutzung der Anwendungs- und Datenworkflow-Orchestrierungsplattform die Zeitbelastung der IS&T-Abteilung erheblich reduziert, indem ein erheblicher Teil der Bereitstellungs- und Sicherungsumgebungen automatisiert wurde, sodass Geschäftskunden ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten können.

Einer unserer bemerkenswerten Erfolge, den wir anderen Organisationen als Best Practice empfehlen, ist die Schaffung eines Dashboards, das die gesamte Organisation von Bürgerentwicklungsprojekten überwachen soll. Ein aktueller Schnappschuss aus diesem Dashboard ist im untenstehenden Bild dargestellt.

Das Dashboard berechnet den Geschäftswert, der aus entwickelten Workflows und Automatisierungen gewonnen wird, und liefert eine fortlaufende Zählung. So hat beispielsweise eine Geschäftseinheit durch ihre selbst entwickelten Workflows eine Kosteneinsparung von 27 Millionen Dollar identifiziert, wobei der Wert mit jeder Ausführung steigt. Solche Kennzahlen helfen uns bei der Entscheidungsfindung bezüglich der Genehmigungen und Priorisierungen von Anfragen. Es ist für jede Initiative entscheidend, Akzeptanz- und Nutzungskennzahlen zu verfolgen, und um diesem Bedarf gerecht zu werden, wurde ein Dashboard eingerichtet, das Daten von Control-M SaaS und anderen Systemen für eine umfassende Nachverfolgung sammelt. Der untenstehende Screenshot bietet eine Vorschau auf dieses Dashboard.

"BMC on BMC" ist kein temporäres Pilotprojekt oder Projekt mit einem vorab festgelegten Enddatum oder einer bestimmten Anzahl von zu entwickelnden Workflows. Es ist ein fortlaufendes Unterfangen, das seinen Einfluss auf unsere gesamte internationale Organisation weiter ausweitet. Über die Hälfte unserer Mitarbeiter hat Self-Service genutzt, um auf unser Enterprise Data Warehouse (EDW) zuzugreifen, und die Auswirkungen von nutzergenerierten Arbeitsabläufen betreffen jeden Mitarbeiter in irgendeiner Form.

Aus dieser Erfahrung haben wir einige entscheidende Erkenntnisse gewonnen:

1. Unternehmen müssen die Workflow-Entwicklung dezentralisieren, um Serviceanfragen effektiv zu verwalten und Innovationen voranzutreiben.
2. Dezentralisierung sollte keine Kompromisse bei der Workflow-Sicherheit, Zuverlässigkeit oder Governance mit sich bringen.
3. Die Skalierung dezentraler Entwicklung und deren Governance verpflichten Automatisierung als wesentlichen Weg nach vorn.

Während Control-M Saas eine entscheidende unterstützende Rolle spielte, waren die gemeinsamen Anstrengungen vieler Personen maßgeblich an der Erreichung dieser Prozessverbesserungen beteiligt. Wir raten Kunden, die Bürgerentwicklung anstreben, die Bedeutung einer robusten Change-Management-Komponente in ihre Programme zu erkennen. Selbstbedienung, Bürgerentwicklung und fortschrittliche Automatisierung bedeuten neuartige Arbeitsansätze. Sowohl Geschäftsanwender als auch IS&T-Fachleute müssen auf diese Veränderungen vorbereitet sein. Die Einführung strukturierter Change Management ist eine unserer wertvollsten Lehren.

Obwohl wir seit unserer Gründung bedeutende Fortschritte gemacht und zahlreiche Meilensteine erreicht haben, wissen wir für diejenigen, die tief engagiert sind, dass wir gerade erst begonnen haben, das Potenzial von Automatisierung und Selbstbedienung bei BMC zu nutzen. Wir sehen es als eine kontinuierliche Reise und streben an, die Automatisierung von Self-Service-Workflows für alle zu demokratisieren. In meinen kommenden Blogbeiträgen werde ich die entscheidende Architektur und den Prozess unseres Ansatzes zur Verwirklichung dieser Vision näher betrachten.

Um mehr über Control-M Saas zu erfahren, klicken Sie hier.

Diese Beiträge sind meine eigenen und spiegeln nicht unbedingt die Position, Strategien oder Meinung von BMC wider.