BPM vs. Workflow-Management vs. Fallmanagement: Was ist der Unterschied?

Wann immer jemand in ein neues Unternehmen eintritt oder eine Partnerschaft mit einer Organisation eingeht, ist eine der ersten Fragen meist: "Wie machen Sie hier die Arbeit?" Je nach Reife des Unternehmens findet man diese Antwort oft durch Gespräche mit dem Gründer/Eigentümer/Experten oder dokumentiert in einem sehr ausführlichen Personalhandbuch oder einem digitalen Repository mit Anweisungen, wie man Tacker bestellt, Urlaub beantragt oder Geräte kauft.

Dieses "How-to" ist das Prozessrahmen, das die Geschäftsaktivitäten definiert und Eingaben, Ausgaben, Sequenzen und Abhängigkeiten umfasst. Gut definierte Prozesse können die Produktivität innerhalb und zwischen Organisationen und Funktionen verbessern. Je reifer eine Organisation ist, desto besser ist das Management der Geschäftsprozesse in Bezug auf Definition, Etablierung, Überwachung, Kontrolle und Verbesserung.

Das Management von Prozessen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor bei der Umsetzung von Geschäftsstrategien, weshalb Organisationen dieser wichtigen Praxis besondere Aufmerksamkeit schenken. Dieser Artikel zielt darauf ab, die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen drei Hauptpraktiken der Geschäftsprozessverwaltung – BPM, Workflow-Management und Fallmanagement – zu klären, indem er beleuchtet, was diese sind und wie sie auf das Management von Geschäftsprozessen angewendet werden.

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Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Nathaniel Palmer von BPM.com definiert BPM als "eine Disziplin, die jede Kombination aus Modellierung, Automatisierung, Ausführung, Kontrolle, Messung und Optimierung von Geschäftsabläufen zur Unterstützung von Unternehmenszielen umfasst, die Systeme, Mitarbeiter, Kunden und Partner innerhalb und über die Unternehmensgrenzen hinausgehen." In dieser weiten Definition liegt das allgemeine Verständnis, dass BPM sich auf einen einzelnen Geschäftsprozess (und seine Teilprozesse) konzentriert und nicht auf eine Gruppe vielfältiger Prozesse. BPM ist ein standardisierter Ansatz, der sich nicht stark auf komplexe oder unsichere Prozesse konzentriert.

Das Hauptziel von BPM ist die Verbesserung der operativen Effizienz und Wirksamkeit von Standard-Geschäftsprozessen, die wiederholbar und regelmäßig sind. Die Annahme ist, dass die Prozesse im Ansatz konsistent sind. Zum Beispiel gibt es bei einem Kaufanfrageprozess eine Erwartung aus Geschäftsregeln in Bezug auf Methodik, Zeitpläne, Grenzen, Rollen und Eskalationen. Verbesserungen werden daher auf die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen konzentriert, wo möglich, zum Beispiel, wie viele Genehmigungen für einen bestimmten Anforderungsbetrag erforderlich sind und wie lange die Anforderung für verschiedene Kategorien dauert.

Beachten Sie, dass BPM nicht besonders an der Durchführung des Prozesses interessiert ist. Vielmehr konzentriert sich BPM darauf, den Prozess zu überwachen, zu identifizieren, was modifiziert werden kann, um ihn zu verbessern, und die Umsetzung der Verbesserung voranzutreiben.

Erlangen Sie ein tieferes Verständnis des Business Process Management.

Workflow-Management

Workflow-Management betrifft hauptsächlich die Koordination der Ausführung von Geschäftsprozessen. Ein Workflow identifiziert den Zustand und den Informationsfluss in einem Geschäftsprozess. Daher können wir einen Workflow als Teilmenge eines Geschäftsprozesses betrachten, wobei ein oder mehrere Workflows verwendet werden könnten, um zu beschreiben, was im Prozess geschieht (d. h. Sequenzierung und Informationen innerhalb der Aktivitäten).

Im Gegensatz zu BPM ist der Ablauf des Prozesses im Workflow-Management entscheidend. Der Zweck des Workflow-Managements ist es, sicherzustellen, dass der Geschäftsprozess durch das Management des Informationsflusses über die verschiedenen Aufgaben hinweg bessere Ergebnisse erzielt. Daher wird das Workflow-Management hauptsächlich zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt, da der Fokus auf Ordnung und Vorhersehbarkeit sowie die Möglichkeit zur Skalierung und Optimierung liegt.

Betrachten Sie einen HR-Onboarding-Prozess. Dabei werden verschiedene Teams eingebunden, um einen neuen Mitarbeiter in der Organisation einzuleben und sicherzustellen, dass der Mitarbeiter über die richtigen Werkzeuge verfügt. Das Workflow-Management beschäftigt sich damit, welche Informationen an jedem Punkt des Onboarding-Prozesses benötigt werden und welche Abfolge der Onboarding-Aktivitäten im Unternehmen stattfinden. Dies kann bedeuten, den Beginn des Prozesses zu betrachten – von HR-Hintergrundüberprüfungen, der Beschaffung von Geräten aus der IT, dann der Vorbereitung von Büroräumen aus Facilities und anderen Aktivitäten, bevor der neue Mitarbeiter tatsächlich aufgenommen wird. Die erforderlichen Informationen und die Reihenfolge sind entscheidend, um den Onboarding-Prozess richtig zu gestalten; andernfalls würde die Organisation ohne angemessene Vorbereitung vor der Ankunft des Mitarbeiters sehr unorganisiert wirken.

Transparenz ist ein zentraler Bestandteil des Workflow-Managements, da das Verständnis des Flusses am besten erfolgt, wenn die an der Gestaltung und Durchführung des Prozesses Beteiligten die Abfolge der Aktivitäten und den Informationsfluss visualisieren können. Workflows werden am besten mit der standardisierten Business Process Mapping Notation visualisiert. Zum Beispiel standardisiert BPMN v2.0 (Business Process Model and Notation) die grafische Darstellung von Prozessaktivitäten und -sequenzen anhand von Symbolen, Verbindungen, Schwimmwegen und Artefakten, wo erforderlich.

Fallmanagement

Das Fallmanagement konzentriert sich auf die Behandlung von Sets miteinander verbundener Aktivitäten mit dem Ziel, ein bestimmtes Geschäftsziel oder -ergebnis zu erreichen. Im Gegensatz zu BPM liegt hier der Fokus auf weniger strukturierten (lose definierten und lose verknüpften) Prozessen. In solchen Prozessen wird die Schlussfolgerung nicht durch einen konsistenten Ansatz gezogen, sondern kann menschliches Urteilsvermögen und Intuition erfordern, um den besten Handlungsweg zu bestimmen. Fallmanagement eignet sich besser für komplexe Fälle, bei denen dynamische Maßnahmen und Ad-hoc-Entscheidungsfindung für die Prozessausführung erforderlich sind.

Ein Beispiel dafür, wo Fallmanagement anwendbar ist, sind Ermittlungsprozesse, bei denen der nächste Handlungsweg nicht vorhergesagt oder standardisiert werden kann. Der Kontext bestimmt die Abfolge der Handlungen und Entscheidungen werden auf Grundlage der realisierten Ergebnisse jedes Schrittes getroffen. Informationsverfügbarkeit wird zum Haupttreiber für das Erzielen von Ergebnissen. Anpassung statt Struktur ist der gewählte Ansatz.

BPM vs. Workflow-Management

Viele Menschen beziehen sich austauschbar auf Business Process Management und Workflow Management, als wären sie dasselbe. Das sind sie nicht.

Business Process Management (BPM) ist eine Strategie für die Gestaltung, das Management, die Analyse und die Optimierung von Geschäftsprozessen und automatisiert sie, wenn möglich, um eine höhere Effizienz zu erzielen. Das Ziel ist es, die Prozesse mit den organisatorischen Zielen auszugleichen und kontinuierliche Verbesserung zu unterstützen.

Workflow-Management orientiert sich innerhalb eines Prozesses, um Aufgaben besser zu ordnen und zu automatisieren, um die Ausführung zu verbessern und Personal, Fähigkeiten, Daten und Systeme zu koordinieren.

Wesentliche Unterschiede

• Umfang: BPM ist breiter gefasst und umfasst mehrere Workflows und Prozesse, während das Workflow-Management sich auf einzelne Aufgabenabläufe konzentriert.
• Ziel: BPM zielt auf kontinuierliche Prozessverbesserungen ab, während das Workflow-Management den Fokus auf die Effizienz der Aufgabenausführung legt.
• Flexibilität: BPM-Systeme sind darauf ausgelegt, komplexe Prozesse mit verschiedenen Pfaden und Regeln zu bewältigen, während Workflow-Management-Systeme typischerweise einer lineareren und geradlinigeren Abfolge folgen.
• Fokus: BPM beschäftigt sich mit hochrangiger Strategie, Governance und technisch optimierten Prozessen, während das Workflow-Management sich auf die Details der operativen Ausführung konzentriert.
• Technologie: BPM-Softwarepakete unterstützen Modellierung, Automatisierung und Analyse, während Workflow-Management-Tools Ihnen helfen, Aufgaben zu verfolgen und Ressourcen zu koordinieren.

BPM vs. Fallmanagement

Business Process Management wird ebenfalls häufig als Synonym für Fallmanagement angesehen. So unterscheiden sie sich:

BPM zielt darauf ab, Geschäftsprozesse auf Effizienz und Effektivität zu optimieren, indem es Arbeitsabläufe gestaltet, Performance analysiert und wo möglich automatisiert.

Das Fallmanagement bietet einen flexiblen Ansatz für unvorhersehbare Situationen und sich entwickelnde Umstände, unterstützt die Entscheidungsfindung mit soliden Informationen und erstellt anschließend Arbeitspläne und Prozesse zur Erzielung von Ergebnissen.

Wesentliche Unterschiede

• Struktur: BPM ist ideal für leicht zu definierende und feste Arbeitsabläufe, während das Fallmanagement am nützlichsten für schnell verändernde Situationen ist, in denen sich die Arbeitsabläufe schnell anpassen müssen.
• Prozess: BPM eignet sich gut für Situationen, in denen die Arbeit standardisiert werden kann und Prozesse wiederholbar sind. Fallmanagement arbeitet in unvorhersehbaren Situationen, in denen Wissen Entscheidungen und Bemühungen lenkt.
• Ergebnis: BPM zielt auf Effizienz und Konsistenz ab, während das Fallmanagement auf Anpassungsfähigkeit ausgerichtet ist.
• Entscheidungsfindung: Bei BPM bestimmen die Prozessregeln die Entscheidungen. Im Fallmanagement unterstützen Kontext und Daten das menschliche Urteil.
• Technologie: BPM-Software unterstützt Automatisierung und Optimierung. Fallmanagement-Tools unterstützen flexible und adaptive Arbeitsabläufe.

Fallmanagement vs. Workflow-Management

Fallmanagement und Workflow-Management sind beides Ansätze zur Verwaltung von Prozessen, Arbeitsabläufen, Entscheidungsfindung und Ergebnissen, aber sie sind nicht dasselbe.

Fallmanagement ist ein flexibler Ansatz, um komplexe, wissensgetriebene Aufgaben zu übernehmen, bei denen die Arbeitsabläufe flexibel und veränderbar sind, abhängig von neuen Informationen oder Änderungen in Managemententscheidungen.

Workflow-Management strukturiert Sequenzen von Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge mit klaren Abhängigkeiten, koordiniert Ressourcen und automatisiert effiziente, sich wiederholende Prozesse mit vorhersehbaren Ergebnissen.

Wesentliche Unterschiede

• Art der Arbeit: Fallmanagement wird für unstrukturierte, dynamische Arbeit verwendet, während Workflow-Management für strukturierte, routinemäßige Aufgaben eingesetzt wird.
• Struktur: Das Fallmanagement ist dynamisch und anpassungsfähig, während das Workflow-Management vordefinierte Reihenfolgen festlegt.
• Flexibilität: Fallmanagementsysteme sind anpassungsfähig an Veränderungen und können Prozesse bewältigen, die keine klare Abfolge von Anfang bis Ende haben, während Workflow-Management-Systeme starrer sind und einem festen Pfad folgen.
• Anwendung: Fallmanagement wird häufig in komplexen Entscheidungsprozessen eingesetzt, während Workflow-Management in Prozessen angewendet wird, bei denen die Aufgabenreihenfolge klar und repetitiv ist.
• Entscheidungsfindung: Entscheidungen im Fallmanagement werden von sich ändernden Umständen bestimmt. Das Workflow-Management basiert auf Regeln.

Die Wahl zwischen den dreien

Es ist offensichtlich, dass es eine große Synergie zwischen den drei Praktiken gibt. Das Verständnis der Unterschiede hilft Ihrer Organisation jedoch, die beste Anwendung besser zu bewerten und die Flexibilität zwischen diesen Ansätzen zu nutzen.

• BPM eignet sich am besten für strukturierte und wiederholbare Prozessaktivitäten.
• Fallmanagement eignet sich am besten für bestimmte Bereiche, in denen ein unstrukturierter Prozessansatz erforderlich ist, um Ergebnisse zu erreichen.
• Workflow-Management funktioniert am besten, wenn der Informationsfluss der Haupttreiber für das Management von Prozessaktivitäten ist.

Wenn es darum geht, die richtige Praxis auszuwählen, zählt die Geschwindigkeit der Entwicklung des Geschäftskontexts und die gewünschten Ergebnisse.

Diese Beiträge sind meine eigenen und spiegeln nicht unbedingt die Position, Strategien oder Meinung von BMC wider.