Business Process Modeling Notation (BPMN): Einstieg in die Visualisierung

Wenn es um Verbesserungen geht, haben Unternehmen weltweit Wertströme und -prozesse als leicht hängende Früchte identifiziert. Sie können die Schritte analysieren, die unternommen werden, um Inputs wie Nachfrage in Ergebnisse wie Produkte und Dienstleistungen umzuwandeln, basierend auf Teilnehmern, Ressourcen, Aufwand, Kosten, Zeit und anderen Aspekten, um Möglichkeiten zur Verbesserung von Effektivität und Effizienz zu identifizieren.

Eine dieser Visualisierungstechniken – Business Process Modeling Notation – ist ein beliebter Standard. Schauen wir uns BPMN an, darunter:

• Eine kurze Geschichte
• Grundlegende und fortgeschrittene Techniken
• Best Practices

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Warum Visualisierung verwenden?

Scott Berinato schrieb für HBR, dass komplexe Systeme – zum Beispiel Geschäftsprozess-Workflows oder die Art und Weise, wie Kunden sich durch einen Laden bewegen – schwer zu verstehen, geschweige denn zu beheben sind, wenn man sie nicht zuerst sehen kann. Die Visualisierung von Aktivitäten bringt erheblichen Nutzen in Bezug darauf:

• Besseres Verständnis in der gesamten Organisation
• Leichte Erkennung von Engpässen und anderen Einschränkungen
• Identifikation von Optimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten

Visualisierung gibt es schon seit vielen Jahren, wobei sich die beliebtesten Standards weiterentwickeln, um Geschäftsprozesse zu unterstützen, insbesondere im digitalen Zeitalter. Einige beliebte Visualisierungsstandards sind:

• Notation der Geschäftsprozessmodellierung (BPMN)
• Einheitliche Modellierungssprache (UML)
• Entscheidungsmodell und Notation (DMN)

Interessanterweise werden diese drei Standards von der Object Management Group (OMG) verwaltet, einem gemeinnützigen Konsortium, das Enterprise-Modellierungsstandards entwickelt, die ein leistungsstarkes visuelles Design, die Ausführung und Wartung von Software und anderen Prozessen ermöglichen.

Was ist BPMN? Die Ursprungsgeschichte von BPMN

Business Processing Modeling Notation ist ein Modell und eine Notation, die ausschließlich auf Geschäftsprozesse anwendbar ist. Ihr Zweck ist zweifach:

• Unternehmen ermöglichen es, ihre internen Geschäftsabläufe in einer grafischen Notation zu verstehen
• Die Fähigkeit zu erleichtern, diese Verfahren auf eine standardisierte Weise zu kommunizieren.

Dies verbessert das Verständnis der Leistungskooperationen und Geschäftstransaktionen zwischen Mitgliedern der Organisation und anderen Interessengruppen, was zu besserem Eigentum und Befähigung führt. BPMN wurde hauptsächlich entwickelt, um die technische Implementierung von Prozessen zu unterstützen, also Prozessautomatisierung. Als Standard wurde es von den meisten Anbieter von Prozessautomatisierungslösungen angewendet.

Laut Trisotech wurde die erste Version von BPMN 2004 von der Business Process Management Initiative (BPMI) veröffentlicht, die im folgenden Jahr mit OMG fusionierte. 2006 veröffentlichte OMG ein BPMN-Spezifikationsdokument, bevor 2010 mit der Entwicklung von Version 2.0 begann. BPMN v2.0 wurde 2013 veröffentlicht, und die neueste Version (2.0.2) wurde von ISO als Standard über ISO/IEC 19510:2013 übernommen.

Grundlegende BPMN-Formen

BPMN-Formen werden verwendet, um Geschäftsprozesse in einer standardisierten grafischen Notation darzustellen. Obwohl es viele Formen gibt, wie im BPMN-Leitfaden beschrieben, gibt es vier Hauptformen,  die die Grundlage für die Beschreibung von Prozessen bilden: Aktivität, Ereignis, Entscheidung und Fluss.

Die Kombination dieser Formen erweckt einen Prozess aus visueller Perspektive zum Leben. Betrachten Sie einen einfachen Einkaufsprozess. Er beginnt mit dem Durchstöbern des Katalogs, der Auswahl von Produkten, der Entscheidung zur Bezahlung und der Zahlungsabwicklung. Mit BPMN-Formen können wir diesen Prozess wie unten darstellen:

Quelle

Wie zu sehen ist, ist der visuelle Prozess sehr einfach, beschreibt jedoch den Prozess klar und bietet Raum für Verbesserungen wie Digitalisierung, bessere Bearbeitungszeiten und Optimierung der Aktivitäten.

Zusätzliche BPMN-Formen

Neben den vier Grundformen gibt es weitere Grundformen:

• Zeigen Sie Informationen als Eingabe/Ausgabe für Prozessaktivitäten an, z. B. Papier- oder digitale Dokumente.
• Zeigen Sie zusätzliche Informationen, die Prozessaktivitäten besser erklären können.
• Grafischer Container zum Gruppieren von Aktivitäten, z. B. Gruppierungen basierend auf Rollen oder verwendeten Systemen.

Wir können diese Formen zu unserem ursprünglichen Prozess hinzufügen und Daten wie Quittungen und Chatnachrichten, Artefakte wie Beschreibungen von Herausforderungen eines Kunden sowie Schwimmspuren anzeigen, die die Rolle des Kunden und des Kundensupport-Mitarbeiters zeigen, wie unten zu sehen:

BPMN-Best Practices

Was BPMN betrifft, sind die Regeln nicht in Stein gemeißelt, aber es gibt einige Best Practices, die bei der Benennung und dem Aufbau der Prozessaktivitäten angewendet werden können. Zum Beispiel:

• Zeichne von links nach rechts (oder in der Reihenfolge der vorherrschenden Unternehmenssprache), damit die Menschen den Prozessfluss genauso verstehen können wie schriftliche Kommunikation.
• Bei der Benennung von Aktivitäten verwenden Sie das objektorientierte Designprinzip des [verb] + [Objekt]-Musters, z. B. den Kunden unterstützen.
• Verwenden Sie Schlüsselwörter, die im Geschäftskontext häufig sind. Vermeiden Sie ungewöhnliche Abkürzungen, Artikel oder Pronomen.
• Wenn ein Startereignis verwendet wird, muss es ein Stopp-/Endereignis geben.
• Versuchen Sie, Diagramme auf einer Seite unterzubringen.
• Verbessere die Lesbarkeit durch weniger Kreuzungen.

BPMN bietet einen guten Mehrwert für Organisationen, die ihre Prozesse so dokumentieren möchten, dass sie von den Teilnehmern klar verstanden werden. Es ist zudem eine solide Grundlage für Optimierung und Automatisierung. Schulungen in BPMN sollten etwas sein, in das alle Unternehmen investieren, um eine Kultur der Verbesserung und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Stakeholdern in allen Bereichen des Unternehmens zu fördern.

Zusätzliche Ressourcen

Mehr zu Geschäftsprozessen und Visualisierungsmethoden finden Sie in diesen Ressourcen:

• BMC Service Management Blog
• BMC Business of IT Blog
• Datenvisualisierungsleitfaden mit Beispielen und Tutorials
• BPM vs. Workflow-Management vs. Fallmanagement: Was ist der Unterschied?
• Wie man den Vorfallmanagementprozess kartiert

Diese Beiträge sind meine eigenen und spiegeln nicht unbedingt die Position, Strategien oder Meinung von BMC wider.