Was ist BCM? Basics des Business Continuity Managements erklärt.

Im Zuge der jüngsten, unvorhergesehenen globalen Pandemie denken viele Organisationen darüber nach, was sie getan haben, was sie hätten tun sollen und was sie in Zukunft tun müssen, um den normalen Geschäftsbetrieb in Katastrophenzeiten aufrechtzuerhalten. Ein kritischer Prozess namens Business Continuity Management (BCM) – leider verfügen nur wenige Organisationen über solche Programme. Aufgrund aktueller Bedürfnisse wünschen sich jedoch viele CEOs und Managementteams, sie hätten es getan, und erkennen nun die Bedeutung der Implementierung solcher Systeme. Im Wesentlichen "das Prinzip, dass gute Reaktionssysteme Schäden durch theoretische Ereignisse mindern", können sich innerhalb des Business Continuity Managements gegen Cyberangriffe, Datenpannen, ungeplante IT-Ausfälle, Unterbrechung der Versorgungsversorgung, schlechtes Wetter, einen Stillstand der globalen Wirtschaft und andere verteidigen, verwalten und schnell wieder aufnehmen. Um Ihrer Organisation zu helfen, besser zu verstehen, wie BCM funktioniert und wie solche Systeme implementiert werden können, werden wir im folgenden Artikel erläutern, was es ist, warum man es nutzen sollte und welche Best-Practice-Strategien es angeht.

Ein Überblick über Business Continuity Management (BCM)

In Wikipedia beschrieben: "Business Continuity ist das beabsichtigte Ergebnis der ordnungsgemäßen Durchführung der Geschäftskontinuitätsplanung und Katastrophenwiederherstellung. Sie ist der Vorteil für den kosteneffizienten Kauf von Ersatzmaschinen und Servern, das Durchführen von Backups und deren Aufnahme außerhalb des Standorts, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Durchführung von Übungen, Schulung von Mitarbeitern und Wachsamkeit." Grundsätzlich bedeutet die Verstärkung und Widerstandsfähigkeit einer Organisation gegen Scheitern; das Hinzufügen des Wortes "Management" zur "Geschäftskontinuität" die Fähigkeit eines Unternehmens, Veränderungen in operativen Umgebungen durch den Einsatz von vorab identifizierten Risiken zu planen und durchzuführen. Die Erstellung gut strukturierter Werkzeuge und Dokumentationen für Abläufe nach einer Reihe unkontrollierbarer Ereignisse sowie das ständige Aktualisieren solcher Pläne können die Zukunft Ihrer Organisation erheblich retten, falls tatsächlich etwas eintritt. Ein aktuelles Beispiel für ein solches Management ist die Ausbildung der Mitarbeiter in Fernsystemen und die Möglichkeit, fließend vom Büro zum Arbeiten von zu Hause aus zu wechseln. Die Bereitstellung der Technologien und Dienstleistungen, die benötigt werden, um den Betrieb aus der Remote-Position fortzusetzen, verschafft vielen Unternehmen während der jüngsten Pandemie 2019-2020 einen Überschussvorteil beim Überleben.

Warum BCM verwenden

Oft nach IT-Sicherheit, Qualitätsmanagement und Umweltmanagement hat der Disaster Recovery Preparedness Council kürzlich angekündigt, dass Kontinuität und Wiederherstellung von mehr als drei Vierteln der Organisationen weltweit als zweite Betrachtung angesehen werden. Ein nachteiliger Schritt, so viele Experten und Studien: Nach einer Katastrophe scheitern 75 % der Organisationen ohne BCM-System innerhalb von 3 Jahren. Ja, das stimmt. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Unternehmen schwere Zeiten übersteht und sich ohne System erholt, ist sehr gering. Warum haben die meisten also keine Kontinuität oder Resilienz auf dem Radar? Um ehrlich zu sein, ist es in Zeiten auf dem Höhepunkt üblich, dass Unternehmen nicht über solche Maßnahmen nachdenken oder die Bedeutung dieser Maßnahmen unterschätzen, weil sie als Investition in etwas gesehen werden, das nicht sichtbar ist oder höchstwahrscheinlich nicht eintreten wird. Angesichts der Vielzahl potenzieller Bedrohungen könnte die Einführung von BCM Ihrer Organisation helfen, sich von Dingen wie:

1. Geschäftsscheitern, das keine Wiederherstellung zulässt, erlaubt keine Erholung
2. Gefährliche Notfälle, die zu Verletzungen oder Tod führen
3. Einkommen und Vermögensverlust
4. Reaktion auf eine Krise, die sich negativ auf Ihre Marke auswirkt
5. Betriebsunfähigkeit aufgrund von Funktionsstörung der Anwendung oder Abschaltung

Egal, ob Sie ein kleiner Betrieb oder eine große Kooperation sind, Ihr Ziel ist, jederzeit oder bei ungünstigen Ereignissen wettbewerbsfähig zu bleiben, und BCM kann Ihnen dabei helfen, das zu erreichen.

Der Unterschied zwischen BCM-Planung und BCM-Frameworks

Technisch gesehen arbeitet Planung miteinander zusammen und bedeutet das Verständnis oder die Identifizierung potenzieller Risiken sowie das Wissen über die Fähigkeit Ihrer Organisation, sich vor einer Katastrophe zu erholen, während Rahmenwerke eine klare und definierte Struktur sind, der man bei unkontrollierbaren Ereignissen folgen kann. Die Bedeutung von Rahmenwerken für definierte Strategien ermöglicht es, Aufgabenbereiche, Schlüsselmitglieder und Schritte im Voraus bekannt zu sein und innerhalb von kurzer Zeit umgesetzt zu werden. Eine klare Antwort ist das Wichtigste, um den Betrieb ohne katastrophale Störungen fortzusetzen.

Implementierung eines effektiven BCM-Rahmens

Erstellen Sie ein Framework

1. 1. Risikobewertung

      Eine vollständige Untersuchung Ihrer Branchen- und Betriebsbedrohungen – sobald jede mögliche Katastrophe identifiziert wurde, berücksichtigen Sie, wie schädlich diese für Ihre Organisation sein könnten. Dann ordnen Sie sie nach Schwere ein. Nutzen Sie so viel Tiefe und Verständnis wie möglich für jedes Risiko und untermauern Sie alles mit Daten, wobei Sie jedem Risiko große Aufmerksamkeit schenken.

   2. Wirkungsanalyse

      Sobald Sie die Risiken und deren Schweregrad identifiziert haben, nehmen Sie jedes einzelne und bestimmen Sie, welche Bereiche Ihres Unternehmens es betreffen würde und wie lange Sie brauchen würden, um wieder in Gang zu kommen. Verwenden Sie diszipliniertes Denken und filtern Sie klar heraus, welche Prozesse geschäftskritisch sind und auf welche Sie verzichten können. So können Sie Ihre Ressourcen korrekt einteilen.

   3. Metriken

      Missen und vergleichen Sie das Risiko, das Sie haben, und das Risiko, das noch bleibt, sobald Ihr System oder Framework etabliert ist. Führen Sie immer detaillierte Bewertungen, aber verschwenden Sie keine Zeit oder Kosten mit der Sammlung von Kennzahlen, die nicht zu Ihrer Kontinuität und Wiederherstellung beitragen.

   4. Budget

      Stellen Sie einen erheblichen Teil zur Verfügung, um die Operationen einzusetzen, die die wichtigsten missionskritischen Prozesse abdecken, die durch die Wirkungsanalyse identifiziert wurden. Konzentrieren Sie sich auf die richtigen Bereiche, zum Beispiel Investitionen in ein System, das es Mitarbeitern ermöglicht, sich von überall aus in Arbeitssysteme einzuloggen, oder auf Backup-Hardware, ohne die Ihr Betrieb nicht laufen kann, statt auf ein Gehalt für ein Teammitglied, das nur sehr wenig leistet.

   5. Genesung

      Sobald all das oben Genannte gesammelt und klar verstanden ist, schreiben Sie Pläne und Strategien, also Rahmenwerke, die solide und umsetzbar sind. Sie sollten checklistenlastig sein und sich auf die tatsächlichen Schritte konzentrieren, die für jedes gefundene Risiko unternommen werden können. Vorher, während und danach muss jeder Schritt des Verfahrens behandelt werden. Konzentrieren Sie sich nicht auf Richtlinien, sondern darauf, wie Ihr Unternehmen während einer Katastrophe die Branchenstandards einhalten kann. Beziehen Sie Budgetzuweisungen ein und versuchen Sie, Systeme vollständig anpassungsfähig für verschiedene Situationen zu gestalten, wie zum Beispiel den Verlust von Ausrüstung oder die Unfähigkeit, zur Arbeit zu gehen.

Testrahmen

Nach Abschluss deiner Pläne und Strategien musst du die Durchführbarkeit jeder einzelnen testen. Dazu führe realistische Übungen durch, die jede Schritt-für-Schritt-Liste durchgehen. Von der vollständigen Übung bis hin zu Übungen und Walkthroughs – tu alles, was nötig ist, um sicherzustellen, dass das von dir gewählte BCM-System voll funktionsfähig ist. Das Schlimmste, was du tun kannst, ist, nicht zu testen.

Überprüfung und Verbesserung

Immer verbessern. Erstellen und Testen reichen nicht aus. Mit der Zeit können Ihre Frameworks irrelevant werden. Außerdem verändert sich der Zustand Ihrer Organisation ständig. Budgets können sich anpassen, wichtige Hardware kann veraltet werden, was auch immer. Jedes Framework muss gewartet und kontinuierlich überprüft werden.

Ausbilden, regieren und überwachen

Nehmen Sie sich die Zeit, sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Team weiß, was im Falle eines unkontrollierbaren Ereignisses zu tun ist. Wenn Ihre Mitarbeiter an Bord sind, wird der Übergang und der Erholungsprozess deutlich reibungsloser werden. Die Beauftragung eines spezialisierten Teams, das die Programme anleitet, etwaige Hindernisse beseitigt und sich um die Wartung kümmert, hilft Ihnen, den anderen einen Schritt voraus zu sein. Es kann auch sehr vorteilhaft sein, von Zeit zu Zeit externe Expertenberatung einzuholen.

Plan zur Anpassung

Da wir über die Planung und das Management unvorhergesehener, Unknown Events sprechen, sollten Sie immer bedenken, dass ein Risiko vielleicht nicht genau das ist, was Sie erwartet haben, aber in einen Rahmen passen kann. Kleine Anpassungen vorzunehmen und bereit zu sein, Ihre Ressourcen zu nutzen, bedeutet, dass BCM die Lebensader Ihrer Organisation ist.

Resilienzmanagement für die Zukunft

Wenn es jemals eine Zeit gibt, in der Resilienz gefragt ist, dann ist es jetzt. Egal, wo Ihre Organisation steht, die Einführung eines BCM-Systems wird Ihre zukünftige Stellung stärken und Sie in die 25%-Gruppe der Unternehmen einschließen, die wahrscheinlich nach einer Katastrophe überleben werden.

Diese Beiträge sind meine eigenen und spiegeln nicht unbedingt die Position, Strategien oder Meinung von BMC wider.