Veränderung durch effektive Kommunikation fördern

Die Implementierung einer Software-as-a-Service-(SaaS)-Lösung erfordert einen erheblichen Zeit- und Geldaufwand. Aber es ist definitiv eine Investition, die sich lohnt. Wie ich in meinem vorherigen Blog, "5 kritische Erfolgsfaktoren für organisatorischen Wandel", hervorgehoben habe, bietet SaaS zahlreiche Vorteile gegenüber lokalen Systemen. Darüber hinaus beschleunigt SaaS Ihre Entwicklung von einem traditionellen Unternehmen zu einem autonomen digitalen Unternehmen. Aber die meisten Menschen sind mit ihren aktuellen konventionellen Werkzeugen und Prozessen vertraut geworden. Sie weigern sich oft, die alte Arbeitsweise durch eine neue zu ersetzen. Einige versuchen sogar, Bemühungen zur Veränderung zu untergraben. Was ist also der beste Weg, um sicherzustellen, dass der Widerstand gegen die neue SaaS-Lösung Sie nicht verlangsamt oder sogar Ihre Reise entgleisen lässt? Zunächst müssen Sie Menschen dazu bewegen , die neue Lösung anzunehmen, indem Sie effektiv das Was, das Warum und das Wie rund um die Veränderung kommunizieren. Zweitens müssen Sie die Vorteile, die die Lösung für jede betroffene Person bietet, klar kommunizieren. Das bedeutet, ein ansprechendes Bild davon zu zeichnen, wo jeder Stakeholder in den gewünschten zukünftigen Zustand passt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie SaaS-Erfolg mit einer effektiven Kommunikationsstrategie erzielen können.

Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie

Change-Management-Experten betonen stets die Bedeutung effektiver Kommunikation, um Widerstand gegen Veränderungen zu überwinden. Vor diesem Hintergrund sollten Sie die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie frühzeitig in der Planung und Gestaltung der neuen Lösung einbeziehen. Die Strategie muss klar definieren:

• Was die SaaS-Lösung ist
• Warum es für langfristigen Geschäftserfolg unerlässlich ist
• Was die von Führungskräfte als die wichtigsten Geschäftsziele identifiziert wurden
• Wie die Veränderung jeder Stakeholder-Gruppe zugutekommt
• Wer wird von der Veränderung am meisten betroffen sein

Sie müssen konsistente Botschaften zu jedem dieser fünf Schlüsselbereiche entwickeln und diese Informationen regelmäßig an die Stakeholder weitergeben. Einseitige Kommunikation reicht jedoch nicht aus. Wenn die Stakeholder ein Mitspracherecht bei der neuen Vorgehensweise haben, sind sie eher bereit, die Veränderung zu akzeptieren und die neuen Prozesse und Werkzeuge zu übernehmen. Daher muss Ihr Ansatz zweiseitige Interaktionen ermöglichen, die Nutzerinput und Feedback aufnehmen. Sie müssen außerdem nachweisen, dass das Projektteam auf die Wünsche und Bedürfnisse der Stakeholder hört und diese in das Design, die Implementierung und die Verfeinerung der SaaS-Lösung einbezieht.

Kommunikation mit dem SaaS-Rollout in Einklang bringen

Die Aufteilung Ihrer Kommunikationsstrategie in Phasen macht sie übersichtlicher und hilft, die Bedenken der Menschen darüber zu lindern, was zu erwarten ist. Wir empfehlen einen dreistufigen Ansatz, der die Entwicklung eines detaillierten Kommunikationsplans, die Umsetzung verschiedener Aktivitäten von der Vor-Implementierung bis zur ersten Einführung sowie das Messen und Veröffentlichen von Erfolgen nach der Umsetzung umfasst.

Phase 1 – Planung

Ein effektiver Kommunikationsplan steht im Einklang mit den übergeordneten Geschäftszielen der SaaS-Lösung und dient als Fahrplan für Kommunikationsaktivitäten. Ihr Plan sollte:

• Ziele und erwartete Ergebnisse für den zukünftigen Zustand definieren
• Für jede Stakeholder-Gruppe geben Sie fest, was gleich bleibt, was sich sofort ändert und was sich im Laufe der Zeit ändern wird
• Zentrale Botschaften etablieren, um die Inhaltsentwicklung für Kommunikationskampagnen für Stakeholder voranzutreiben

Phase 2 – Hochfahren und Ausrollen

Diese Phase umfasst die vielen Kommunikationsaktivitäten, die während des Übergangs von der Vor-Implementierung zur frühen Einführung stattfinden werden. Zu den Aktivitäten gehören, sind aber nicht beschränkt auf:

• Verbreitung klarer und prägnanter Botschaften, die den gewünschten zukünftigen Zustand und die erwarteten Ergebnisse erklären
• Stakeholder über wichtige erreichte Meilensteine und die nächsten Schritte auf dem Laufenden zu halten
• Stakeholder darüber aufzuklären, was sie erwarten können, und den Wert zu erklären, den die Lösung nicht nur dem Unternehmen, sondern allen Betroffenen der Veränderung bieten wird
• Interaktion mit Interessengruppen über mehrere Kanäle, darunter Online-Kanäle wie E-Mail, SMS, Website und elektronische Newsletter sowie Offline-Kanäle wie Show-Me-Sessions, Workshops, Bildungsangebote und Fragerunden
• Entwicklung von Schulungs- und Bildungsangeboten, die den Menschen die Fähigkeiten vermitteln, die sie benötigen, um mit der neuen Lösung erfolgreich zu sein
• Einigung auf Kennzahlen, die Erfolg messen, und Bekanntmachung von Erfolgen unterwegs

Phase 3 – Laufende Überwachung und Messung

In Phase 3 messen Sie weiterhin den Fortschritt nach der Implementierung, identifizieren und kommunizieren Erfolge und suchen nach weiteren Möglichkeiten, die Fähigkeiten der SaaS-Lösung zu nutzen, um die Rendite zu maximieren. Zu den Bemühungen in dieser Phase gehören:

• Fortlaufende Messung und Kommunikation der Veränderungswirksamkeit
• Identifikation und Kommunikation von Lücken und Herausforderungen, die angegangen werden müssen,
• Fortbildung, die die Fähigkeiten der Mitarbeiter scharf hält und die Arbeitszufriedenheit erhöht
• Erfolgreiche Ergebnisse und Meilensteine feiern

Nutzen Sie Ressourcen, die helfen können

Glücklicherweise gibt es zahlreiche Ressourcen, die Ihnen helfen, Ihre Kommunikationsstrategie zu entwickeln und umzusetzen. Hier sind drei Beispiele:

• Ihr Corporate Communications Team spielt in der Regel eine bedeutende Rolle bei der Erleichterung von Veränderungsprozessen. Nutzen Sie deren Kommunikationsexpertise, um die besten Wege zu verstehen, wie Sie die Stakeholder auf dem Laufenden halten und begeistert halten.
• Ihr Marketingteam verfügt möglicherweise über Multichannel-Marketing-Tools, mit denen Sie die Zustellung von E-Mails und SMS automatisieren und eine Vielzahl von Möglichkeiten bieten können, um Menschen – sowohl online als auch offline – zu engagieren und deren Engagement zu verfolgen.
• SaaS-Anbieter bieten in der Regel sowohl Werkzeuge als auch Serviceangebote an, um Kunden dabei zu helfen, eine fundierte Strategie zu entwickeln und umzusetzen. Die Werkzeuge umfassen Vorlagen für einen Kommunikationsplan mit Gliederungen, Trackern und Kalendern. Arbeiten Sie mit Lieferanten auf der Ebene zusammen, die Ihrer Situation am besten entspricht. Sie können einen Do-it-yourself-Ansatz verfolgen und die Werkzeuge des Anbieters nutzen. Sie können bestimmte Aspekte der Kommunikationsarbeit an den Anbieter abgeben. Oder Sie können den Anbieter als wichtigen Teilnehmer in die Entwicklung und Umsetzung der Kommunikationsstrategie einbeziehen.

Entfessle deine Kreativität

BMC-Kunden haben eine Reihe innovativer und überzeugender Kommunikationsmechanismen entwickelt, um Begeisterung zu entfachen und die Akzeptanz zu fördern. Hier sind einige Beispiele:

• Personalisierung der Botschaft nach den Interessen und Bedürfnissen jeder Interessengruppe und die Ansprache der Menschen über die bevorzugten Kanäle
• Einrichtung von Benutzerforen, um die Perspektive des Endnutzers einzufangen und in die Benutzeroberfläche sowie andere Aspekte der Lösung zu integrieren
• Sie fördern Fürsprecher, die die Veränderung leidenschaftlich annehmen und die Einstellung ihrer Kollegen zur neuen Lösung beeinflussen
• Wir sorgen für Aufmerksamkeit mit unerwarteten und unterhaltsamen Pop-up-Events in Cafeterien, Pausenräumen und anderen Bereichen, in denen sich Mitarbeiter treffen, oder in virtuellen Treffpunkten und Kommunikationszentren, wenn Präsenzforen nicht verfügbar sind
• Erstellung einer zentralen Kommunikations-Landingpage für alle Kommunikations- und verwandten Links
• Ausbildung und Weiterbildung in verschiedenen Formaten basierend auf den Bedürfnissen der Interessengruppen anzubieten

Mit kreativer, effektiver Kommunikation verwandeln Sie den Widerstand gegen Veränderungen in eine begeisterte Aufnahme von Veränderungen, was sich in einen Erfolg übersetzt, den Sie messen und nachweisen können. Wenn Sie Unterstützung bei Ihrem Übergang zu SaaS benötigen, füllen Sie bitte unser Formular aus und ein BMC Customer Success Experte wird sich melden, um loszulegen.

Diese Beiträge sind meine eigenen und spiegeln nicht unbedingt die Position, Strategien oder Meinung von BMC wider.