Zusammenfassung

CAPEMISA, ein brasilianischer Versicherer und Kapitalisierungsanbieter, musste manuelle, fehleranfällige Prozesse modernisieren, die ganze Teams in Anspruch nahmen und regulatorische Fristen gefährdeten. Mit Control-M, das Arbeitsabläufe über mehrere nicht zusammenhängende Systeme orchestrierte, automatisierte das Unternehmen regulatorische Berichterstattung, Abrechnung, Integrationen und Barzahlungen an Gewinner von CAPEMISA-unterstützten Aktionen (Preisverlosungen). Berichtszyklen, die früher 10 Tage dauerten, enden nun in einem einzigen Übernachtungslauf, teure Abläufe wurden profitabel, und qualifiziertes Personal wechselte von Routineaufgaben zu umsatzgenerierenden Initiativen.

Unternehmensübersicht

CAPEMISA ist ein brasilianisches Versicherungs- und Kapitalisierungsunternehmen. Das Unternehmen operiert in einem stark regulierten Markt, in dem zeitnahe Berichterstattung, zuverlässige Abwicklung und operative Kontrolle unerlässlich sind, um Kunden und Partner zu bedienen. In den letzten sechs Jahrzehnten hat sich das Unternehmen von Spar- und Pensionsprodukten zu einem modernen Versicherer entwickelt, der parallel zu einem Kapitalisierungsgeschäft agiert.

Heute betreibt CAPEMISA sowohl Versicherungs- als auch Kapitalisierungsaktivitäten auf gemeinsamer Infrastruktur, wobei ein schlankes Team ein breites Portfolio unterstützt: Einzel- und Gruppenlebensversicherungen, Pensionsprodukte, Finanzkredite und Kapitalisierungsprodukte, die über Partner vermarktet und vertrieben werden. Das Unternehmen bedient Tausende von Kunden aus seinen Geschäftsbereichen.

Der Betrieb in einem stark regulierten Markt bedeutet, sich an SUSEP, Brasiliens Versicherungsaufsichtsbehörde, zu unterlegen, der jeden Monat detaillierte Finanz- und Rechtsberichte verlangt. Da diese Anforderungen komplexer wurden, brauchte CAPEMISA eine Möglichkeit, Schritt zu halten, ohne in manueller Arbeit zu ertrinken.

Die Herausforderung

CAPEMISAs Automatisierungsreise begann während eines großen Technologieübergangs, als das Unternehmen auf verteilte Plattformen umstieg und sich den Grenzen manueller Abläufe stellte. Kritische Nachtabläufe basierten auf manueller Nachverfolgung und Übergaben, mit wenig Sichtbarkeit, begrenzten Protokollen und wenigen Schutzmaßnahmen, falls etwas aus der Reihenfolge geriet.

Die Risiken waren real. Ein einziger verpasster Schritt während der Tests konnte ungetestete Änderungen in die Produktion bringen. Es gab keine verlässliche Möglichkeit, zu dokumentieren, was lief, wann oder in welcher Reihenfolge.

Am stärksten war die Belastung bei der regulatorischen Berichterstattung. Jeden Monat beanspruchte die Erstellung der verpflichtenden Berichte für SUSEP (intern offiziell als offizielle Aufzeichnungen oder ROs bekannt) die ersten 10 Tage des Monats.

"Im Grunde stand das Unternehmen 10 Tage lang still, sondern sammelte nur Informationen für SUSEP", erklärt Carlos Eduardo Martins Cavalleiro, der die Control-M-Implementierung mitleitete. Die Teams extrahierten Daten manuell aus mehreren Systemen, konsolidierten sie und leiteten sie an die Buchhaltung für die Berichterstattung weiter. Die Mitarbeiter arbeiteten routinemäßig bis in die frühen Morgenstunden, nur um am zehnten Tag den Abschlussbericht abzugeben.

Die Abrechnung war ebenso schmerzhaft. Die Erstellung einer einzelnen Rechnung konnte fünf oder sechs Tage dauern, was dazu führte, dass frustrierte Kunden Zahlungen für noch nicht erstellte Rechnungen verfolgten. Und im Kapitalisierungsbereich machten verschärfte Vorschriften Preisverlosungen mit geringem Wert wirtschaftlich unrentabel unter manuellem Betrieb und schlossen eine vielversprechende Einnahmequelle ab.

Die Lösung

CAPEMISA implementierte Control-M, um geschäftskritische Arbeitsabläufe zu orchestrieren und zu verwalten und, ebenso wichtig, die Sichtbarkeit und Prüfbarkeit zu schaffen, die das Unternehmen benötigte. Was als Automatisierungsplattform für geplante Verarbeitung begann, wurde allmählich zum Rückgrat des gesamten Betriebs.

Der Wendepunkt kam, als ein neuer IT-Direktor das volle Potenzial von Control-M demonstrierte und es direkt an die Geschäftsziele verknüpfte – insbesondere durch die Machbarkeit des Kapitalisierungsgeschäfts und die Modernisierung der regulatorischen Berichterstattung.

Zwei Prioritäten konvergierten sich. Erstens automatisierte CAPEMISA seinen SUSP-Berichtsablauf von Anfang zu Ende. Control-M koordiniert die Erfassung von Quelldateien, die Ausführung von Berechnungen und die Konsolidierung der Ausgaben und eliminiert die manuellen Übergaben, die zuvor die Berichterstattung verlangsamten.

Zweitens nutzte das Unternehmen Control-M, um die Betriebskosten der Ziehungszahlungen zu senken. Durch die Automatisierung der datenintensiven Registrierungs-, Verifizierungs- und Zahlungsschritte konnte CAPEMISA die niedrigwertigen Ziehungen, die Wettbewerber aufgegeben hatten, profitabel durchführen – und dabei neue Kunden gewinnen.

Im Laufe der Zeit wurde Control-M zur einzigen Orchestrierungsschicht über die fragmentierten CAPEMISA-Systeme. Da keine einzelne Anwendung Versicherungen, Renten, Kredite und Kapitalisierung abdeckt, benötigte das Unternehmen eine zuverlässige Möglichkeit, die Arbeit systemübergreifend zu koordinieren.

"Praktisch alle meine Prozesse laufen in Control-M. Ich habe kein anderes Automatisierungstool", sagt Cavalleiro. Control-M orchestriert die Abrechnung beider Unternehmen, bewegt Daten in SAP hinein und wieder heraus, teilt eingehende Bankdateien auf mehrere Geschäftsbereiche auf und koordiniert den Austausch externer Partner durch verwaltete Dateiübertragung – alles mit vollständiger Protokollierung und ohne manuelle Eingriffe.

Heute entwerfen Entwicklungsteams von Anfang an neue Lösungen mit Control-M im Sinn. "Alles Neue kommt in Control-M", bemerkt Cavalleiro. Die Plattform ist kein nachträglicher Gedanke, der an fertige Systeme geschraubt wird; sie ist Teil der Lösung selbst.

Die Ergebnisse

Der Einfluss ist in allen Bereichen des Unternehmens messbar:

• Regulatorische Berichterstattung: von 10 Tagen bis zu einem Übernachtlauf. Als CAPEMISA den automatisierten Prozess zum ersten Mal durchführte, schloss das Unternehmen den Monat am 31., bearbeitete ihn über Nacht und hatte jeden Bericht am ersten Morgen des neuen Monats bereit zur Einreichung. "Es war ein Meilenstein für das Unternehmen", sagt Cavalleiro. Heute werden die Finanzdaten vor dem fünften des Monats geliefert, ohne Dutzende von Mitarbeitern einzustellen.
• Preislosungszahlung: von etwa 8 Stunden auf etwa 20 Minuten... Vollständige End-to-End-Orchestrierung verdichtete einen mehrstündigen Auftrag auf Minuten, was Ziehungen mit hohem Volumen und geringen Margen profitabel machte.
• Zahlungen innerhalb von 24 Stunden. Gewinner, die am Sonntag gezogen werden, sehen die Gelder bis Montag auf ihrem Konto. Etwa 90 bis 95 Prozent der Preiszahlungen werden nun innerhalb eines Werktages abgedeckt – ein Führungsziel erreicht, das bei 48 Stunden begann und später halbiert wurde.
• Abrechnung: von 5 oder 6 Tagen auf einen einzigen Übernachtungslauf, wodurch die Rechnungsverzögerungen eliminiert werden, die Kunden früher frustriert haben.
• 90%+ des Geschäfts wurden von Control-M orchestriert, eine Verbesserung gegenüber den manuellen Prozessen, die über nicht zusammenhängende Werkzeuge gehandhabt wurden.

Ebenso wichtig war, dass Automatisierung Menschen die Möglichkeit gab, Mehrwert zu schaffen, anstatt Daten hinterherzujagen. Vier IT-Mitarbeiter, die einst für die Erstellung monatlicher Berichte zuständig waren, wurden neuen Geschäftsinitiativen zugeteilt.

"Anstatt Geld für die Informationsgenerierung auszugeben, nutzen wir jetzt diese Personen, um Geld für das Unternehmen zu generieren", erklärt Cavalleiro. Anstatt Automatisierung zur Reduzierung der Mitarbeiterzahl einzusetzen, hat CAPEMISA das Team um 30 bis 50 Prozent erweitert, da freigelassene Talente zu neuen Produkten und höherwertigen Arbeiten wechselten.

Control-M stärkte zudem die operative Kontrolle und das Vertrauen. Durch die Entfernung manueller Handhabung von Zahlungsdateien verringerte das Unternehmen die Möglichkeit zur Manipulation, während detaillierte Protokolle etwaige Streitigkeiten mit Partnern beilegten. Wenn ein Partner behauptete, eine Zahlungsdatei sei pünktlich verschickt worden, zeigten CAPEMISAs Dateiübertragungsprotokolle, dass die Datei leer ankam, bis zu einem späteren Zeitstempel, wodurch das Problem sofort gelöst wurde.

"Ich kann mir nicht einmal vorstellen, ein anderes Werkzeug zu benutzen", sagt Cavalleiro. "Alles, was ich gebraucht habe, hast du meine Probleme gelöst."

Blick nach vorne

Für CAPEMISA ist Control-M weit mehr geworden als nur ein Automatisierungstool – es ist die operative Grundlage, die das Geschäft möglich macht. Es verwandelte eine zehntägige Berichtsphase in eine nächtliche Routine, machte einst unrentablen Produkte profitabel und entlastete qualifiziertes Personal, sich auf Wachstum statt auf sich wiederholende Aufgaben zu konzentrieren.

Mit Blick auf die Zukunft bereitet CAPEMISA die Migration auf die neueste Control-M-Version vor, die Expansion in Control-M SaaS im Rahmen seiner umfassenderen Cloud-Strategie und die Erschließung KI-gesteuerter Fähigkeiten, um die Messlatte für Effizienz und Self-Service weiter zu erhöhen. Die Unternehmensphilosophie bleibt konsequent: Automatisierung der Routine und Raum für Innovationen für die Menschen.

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