Zusammenfassung

Das Personalteam (HR) der Vibe Group verbrachte jeden Monat Stunden damit, mehr als 200 Gehaltsabrechnungen manuell zu teilen, zu identifizieren und per E-Mail zu versenden – ein fehleranfälliger, schwer zu prüfender Prozess und ein Risiko für sensible Daten. In Zusammenarbeit mit seiner Tochtergesellschaft Master Support nutzte die Vibe Group Control-M SaaS und KI, um den gesamten Prozess über SharePoint, ERP und E-Mail zu orchestrieren. Das Ergebnis: ein monatlicher Geschäftsprozess, der früher Stunden dauerte, wird nun in etwa zwei Minuten abgeschlossen, ohne manuelle Eingriffe, mit vollständiger Rückverfolgbarkeit und mehr Zeit, damit sich die Personalabteilung auf strategische Arbeit konzentrieren kann.

Unternehmensübersicht

Die Vibe Group ist eine in Brasilien ansässige Sammlung von Technologieunternehmen – Vibe Tecnologia, Master Support und DNX Brasil – mit tiefgreifender Expertise in Softwareentwicklung, agiler Bereitstellung und moderner Technologie. Die Gruppe basiert auf drei Säulen: Vertrauen und Transparenz, Innovation und Exzellenz sowie Qualität der Lösungen.

Master Support, die Tochtergesellschaft, die dieses Projekt leitete, ist auf intelligente Infrastruktur und Überwachungslösungen spezialisiert. Ihr Auftrag ist einfach: Innovative Lösungen zu entwickeln und sie zu vereinfachen, um starke Leistungen für die darauf angewiesenen Organisationen zu liefern. Diese Expertise machte Master Support zum natürlichen Partner, um ein Problem zu lösen, das jeden Monat jeden Mitarbeiter der Gruppe betraf: die Verteilung von Gehaltsabrechnungen.

"Ich leite ein hochqualifiziertes Team, das sich der Bereitstellung innovativer IT-Lösungen für Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen verschrieben hat", sagt Robertson Bandeira, CEO von Master Support und Leiter der Personalabteilung der Vibe Group. "Ich hatte volles Vertrauen darin, dass unser Team dieses Fachwissen auf unsere eigene Technologiegruppe anwenden kann."

Die Herausforderung

Jeden Monat musste die Personalabteilung der Vibe Group Gehaltsabrechnungen an mehr als 200 Mitarbeiter verteilen. Die Dokumente kamen als ein einziges konsolidiertes PDF an, was bedeutete, dass das Team eine Kette manueller Schritte von Hand durchlaufen musste:

• Empfangen und validieren Sie die konsolidierte Datei.
• Trennen Sie die Gehaltsabrechnungen in einzelne Dokumente.
• Identifizieren Sie den Mitarbeiter, der mit jedem Dokument verbunden ist.
• Suchen Sie die Firmen-E-Mail-Adresse jedes Mitarbeiters im ERP-System nach.
• Senden Sie jede Gehaltsabrechnung einzeln.
• Überprüfen Sie unterwegs auf Fehler.

Der Prozess beanspruchte jeden Monat mehrere Stunden Personalarbeit. Schlimmer noch, er brachte echtes Risiko mit sich. Manuelle Handhabung bedeutete, dass Dokumente an den falschen Empfänger gesendet werden konnten, und Gehaltsabrechnungen enthielten sensible persönliche und finanzielle Informationen. Die Rückverfolgbarkeit war begrenzt, die Produktivität litt darunter, und die Organisation benötigte stärkere Kontrollen und Sicherheit rund um den gesamten Arbeitsablauf.

Die Lösung

Die Vibe Group wandte sich an Master Support, das Control-M SaaS und KI nutzte , um den manuellen Betrieb in einen intelligenten, integrierten und vollständig automatisierten Arbeitsablauf zu verwandeln. Control-M SaaS fungiert als zentrale Orchestrierungsschicht und koordiniert SharePoint, KI-gestützte Dokumentenidentifikation, das Unternehmens-ERP-System und E-Mail-Dienste, sodass jeder Schritt in der richtigen Reihenfolge, zur richtigen Zeit und mit einheitlicher Transparenz über den gesamten Prozess läuft.

Der orchestrierte Arbeitsablauf jetzt:

• Überwacht SharePoint auf die Ankunft der konsolidierten Datei.
• Führt automatisch die Dokumentenverarbeitung ein.
• Verwendet KI, um die CPF (brasilianische Steuerzahler-Identifikationsnummer) auf jeder Gehaltsabrechnung zu identifizieren.
• Abfraget das ERP-System des Unternehmens, um jeden Mitarbeiter zu finden und deren E-Mail-Adresse abzurufen.
• Teilt die konsolidierte Datei in einzelne Dokumente auf.
• Sendet automatisch die richtige Gehaltsabrechnung an jeden Mitarbeiter.
• Erfasst jeden Schritt, jedes Ergebnis und jede Ausnahme für Prüfungen und Rückverfolgbarkeit.

Dies ist eine Orchestrierung, die weit über die traditionelle IT-Automatisierung hinausgeht – sie  koordiniert Anwendungen, Daten, KI-Dienste und Geschäftsprozesse zu einem zuverlässigen, kontrollierten Workflow.

"Es war ein grundlegender Wandel in unserer Arbeitsweise", sagt Bandeira. "Es geht nicht nur darum, Zeit zu sparen – es geht darum, ein nahtloses und zuverlässiges Erlebnis für Mitarbeiter und Administratoren zu schaffen."

Die Ergebnisse

Die Wirkung war sofort und messbar. Für die Mitarbeitenden wurde der Prozess schneller und zuverlässiger. Für die Personalabteilung verbesserte er die Transparenz in einen sensiblen monatlichen Arbeitsablauf mit:

• Mehr als 200 Gehaltsabrechnungen werden jeden Monat automatisch bearbeitet .
• Die Ausführungszeit wurde von mehreren Stunden auf etwa zwei Minuten reduziert.
• Während der routinemäßigen Verarbeitung ist kein manuelles Eingreifen erforderlich.
• Verbesserte Sicherheit beim Umgang mit sensiblen persönlichen und finanziellen Informationen.
• Ein standardisierter, skalierbarer und vollständig nachverfolgbarer Prozess, bei dem Ausführungsprotokolle die begrenzte manuelle Nachverfolgung ersetzen.

Ebenso wichtig ist, dass die Automatisierung veränderte, wie das HR-Team seine Zeit verbringt. Anstatt sich wiederholender operativer Aufgaben können sich HR-Fachkräfte nun auf wertvollere Aufgaben konzentrieren: Mitarbeiterentwicklung, Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und strategische Unterstützung des Unternehmens. Die Organisation gewann zudem eine größere operative Vorhersehbarkeit und die Möglichkeit, jeden Schritt des Prozesses zu überwachen.

Wie Bandeira es ausdrückt: "Mit Control-M SaaS haben wir einen monatlichen Prozess, der Stunden Arbeit erforderte, in einen vollständig automatisierten, sicheren und nachverfolgbaren Workflow verwandelt, der in etwa zwei Minuten abgeschlossen wurde. Das HR-Team widmet sich keine Zeit mehr für sich wiederholende Aufgaben, sondern kann stattdessen mehr Zeit strategischen Aktivitäten widmen."

Blick nach vorne

Das Gehaltsabrechnungsprojekt der Vibe Group zeigt, was möglich wird, wenn die Orchestrierung über die IT hinausreicht und in die kritischen Prozesse geht, die ein Unternehmen am Laufen halten. Mit der Expertise von Master Support und Control-M SaaS im Zentrum wurde ein langsamer, fehleranfälliger, manueller Prozess zu einem schnellen, sicheren und vollständig prüfbaren Workflow.

Die gleiche Architektur ist skalierbar. Die Vibe Group kann das Modell auf andere dokumentengetriebene Prozesse ausweiten, darunter die Verteilung von Steuer- und Gewinn- und Verlustrechnungen, das Versenden von Onboarding-Dokumenten, die Abwicklung von Leistungen, die Kommunikation von Urlaubsplänen, die Validierung von Mitarbeiterunterlagen und die Integration von HR-Plattformen mit ERP-Systemen. Jeder neue Anwendungsfall baut auf derselben regulierten Grundlage auf, ohne eine betriebliche Belastung zu erhöhen.