Auf einen Blick: Ein erfolgreicher IT-Newsletter zu erstellen, erfordert Engagement, eine solide Content-Strategie und eine ansprechende Präsentation. Regelmäßige Aktualisierungen helfen, das Verständnis der Nutzer für IT-Prozesse zu verbessern und sie mit den Geschäftszielen in Einklang zu bringen.
- Verpflichte dich zu konsequenter Kommunikation.
- Nutzen Sie Multimedia, um das Engagement zu steigern.
- Diskutiert zukünftige Projekte, um eine bessere Übereinstimmung zu fördern.
Ich habe noch keine IT-Gruppe gesehen, die zu 100 % mit dem Kommunikationsniveau mit dem Rest der Organisation zufrieden ist. Um die Kommunikation zu verbessern, versuchen viele Gruppen, regelmäßig einen Newsletter zu erstellen, um der Grenzorganisation mehr Informationen über die IT-Entwicklungen zu geben. Wenn Sie darüber nachdenken, dies in Ihrer Organisation zu tun, beachten Sie diese Tipps, um den Zeitaufwand lohnenswert zu machen.
Mach eine Verpflichtung
Der Bedarf an einem Newsletter entsteht oft als Reaktion auf ein bestimmtes Ereignis. Wie oft haben Sie denn schon gesagt: "Wenn ein Nutzer nur x wüsste, hätten wir diese ganze Situation vermeiden können"? Als IT-Profis neigen wir oft dazu, ein "Fixer" zu sein. Wir sehen, dass Endnutzer etwas nicht wissen, das sie wissen sollten, also schalten wir sofort in den Fix-it-Modus und versuchen, unser umfangreiches IT-Wissen an den Rest der Organisation weiterzugeben. Das Problem beim reaktionären Ansatz ist, dass es sehr schwierig ist, die anfängliche Motivation und den Schwung aufrechtzuerhalten, die aus dem Versuch, ein Problem zu lösen, entstehen. Ein Newsletter (oder regelmäßige Kommunikation) ist kein Service-Desk-Ticket, das gelöst und vergessen werden muss. Es ist das Engagement, den Endnutzern regelmäßig zu kommunizieren, was ihnen hilft, erfolgreicher zu sein. Wissen Sie das von Anfang an und verpflichten Sie sich ernsthaft, regelmäßig zu veröffentlichen. Das bedeutet, bestimmte Aufgaben bestimmten Personen zuzuweisen, die an einem bestimmten Datum fällig sind. Die Arbeit an einem Newsletter "wenn die Zeit es erlaubt" führt selten zu einem erfolgreichen Ergebnis.
Hilfe, nicht verraten.
Um Interesse zu wecken, musst du in der Einstellung sein, deinen Endnutzern zu helfen. Wenn du möchtest, dass Endnutzer besser im Passwortmanagement werden, musst du es aus ihrer Perspektive angehen. Anstatt über "Passwortanforderungen für Organisation x" zu schreiben, versetze dich in ihre Lage. Geh die Situation aus ihrer Perspektive an. Wenn nötig, sprich mit einigen Leuten darüber, warum sie Schwierigkeiten haben, die Anforderungen zu verstehen, die sie erfüllen müssen. Dann kannst du einen Newsletter-Artikel schreiben, ähnlich wie "Probleme beim Zurücksetzen deines Passworts, hier sind drei Tipps, die es einfacher machen". Eine weitere Herangehensweise ist, so zu tun, als würdest du einen Newsletter einer anderen Gruppe lesen. Warum solltest du als IT-Fachmann einen Newsletter aus der Finanzabteilung lesen? Ich persönlich würde ihn nur lesen, wenn ich denke, dass es etwas Relevantes gibt, das mir helfen würde, meine Arbeit zu erledigen. Ich könnte tatsächlich einen Artikel mit dem Titel "5 Tipps zur Einreichung deines Abteilungsbudgets" lesen. Stelle sicher, dass du schreibst, um die Aufmerksamkeit von Nicht-IT-Mitarbeitern zu erregen.
Haben Sie eine Content-Strategie
Ihr Newsletter kann letztlich scheitern oder ein enges Publikum erreichen, wenn Sie Ihre Inhalte nicht gut planen. Informieren Sie sich über die Situation in der größeren Organisation und richten Sie Ihren Newsletter-Inhalt passend aus. Wenn Sie beispielsweise eine Prüfung durchlaufen, fügen Sie Informationen hinzu, die relevant sind, um Endnutzern bei der Erfüllung der Prüfungsanforderungen zu helfen. Wenn vierteljährliche Finanzberichte fällig sind, erstellen Sie Artikel wie "Wie Sie das Firmenintranet nutzen, um Ihre Berichte rechtzeitig einzureichen". Bei der Entwicklung Ihrer Content-Strategie kann es auch hilfreich sein, Ihre Inhalte im gesamten Newsletter zu variieren. Während Sie einem allgemeinen Thema wie der Erfüllung von Auditanforderungen folgen, sollten Sie überlegen, welche Arten von Artikeln helfen können, die Einhaltung der Vorschriften zu erfüllen. Sie könnten einen Artikel haben, der ein "How-to" ist, einen Artikel über "wie Jane Datenanalysen genutzt hat, um die Quartalsergebnisse zu erreichen", und einen, der eine Prüfungsanforderung erklärt wie "5 Dinge, die Sie über Audit-Kontrolle 3.4.5 wissen müssen."
Verwenden Sie Bilder und Multimedia
Ich habe so viele IT-Gruppen gesehen, die versucht haben, Newsletter zu erstellen, die nur aus Klartext (und langweilig) bestanden, weil Systemadministratoren und Security HTML-E-Mails nicht mögen. Wenn Ihr IT-Newsletter gelesen und hilfreich sein soll, muss er verlockend und visuell ansprechend sein. Fügen Sie jedem Artikel ein Bild bei, das eine visuelle Darstellung dessen bietet, worum es im Artikel geht. Wenn möglich, fügen Sie Bilder aus Ihrer Organisation ein. Für Anleitungsartikel fügen Sie einen kurzen Videoclip hinzu, in dem Sie die Nutzer durch die Arbeit führen.
Mach es nicht zu lang
Einen IT-Newsletter zu erstellen, kann anfangs sehr überwältigend wirken. Fang klein an und baue von dort aus weiter. Es ist völlig in Ordnung, deinen ersten E-Mail-Newsletter mit nur 3 Artikeln und ein paar hilfreichen Links zu veröffentlichen. Komm auf einen regelmäßigen Zeitplan der Content-Produktion, auch wenn es klein ist. Dann kannst du sehen, ob es zu viel oder zu wenig ist, und entsprechend anpassen. Denk daran, dass du dich verpflichtest, der Organisation regelmäßig Informationen bereitzustellen. Baue die Gewohnheit zuerst in deinem Team auf. Wenn du dann mehr hinzufügen möchtest, kannst du das immer tun. Einen Newsletter zu erstellen ist ein Marathon, kein Sprint. Brenne dein Team nicht früh im Prozess aus, sodass der Newsletter schon nach wenigen Veröffentlichungen scheitert. Es wird Monate dauern, bis deine Leserschaft gewachsen ist.
Show-Persönlichkeit
Ob du es merkst oder nicht, deine IT-Organisation hat eine Persönlichkeit. Wenn du nicht weißt, was das ist, frag herum und schau, wie die Leute deine Gruppe kategorisieren. Seid ihr die "IT Overlords" oder "Die Nerds im Keller" oder die Gruppe, die "Dinge erledigt"? Wenn du ein positives Bild hast, nimm es an und integriere es als Thema in deinen Newsletter. Wenn du ein negatives Bild hast, nutze den Newsletter als Chance, ein neues Bild von dem zu schaffen, wofür du bekannt sein möchtest. Zum Beispiel, wenn deine Gruppe als IT Overlords bekannt ist, nenne den Newsletter so etwas wie "Der Moderator". Wenn deine Gruppe gerne Mittagessen geht, kannst du sogar einen kurzen Artikel am Ende deines Newsletters mit dem Titel "Wir waren im Restaurant "x" für unser Mittagessen einbauen... Hier ist, was wir dachten. Der Hauptpunkt hier ist, der Organisation ein wenig die IT-Gruppe näherzubringen. Schaffen Sie eine positive Persönlichkeit für Ihre Gruppe. Schließlich sind IT-Gruppen Dienstleister und Ermöglicher von Unternehmen. Es ist viel einfacher, jemandem zu vertrauen, den man kennt, als den "Keller-Bewohnern" zu vertrauen.
Sprechen Sie über die Zukunft
Fügen Sie in Ihren Newsletter etwas über zukünftige Projekte oder Veranstaltungen hinzu, die die IT-Gruppe organisiert. Die Ausrichtung von Unternehmen und IT kann in jeder Organisation eine Herausforderung sein. Indem Sie im Newsletter über die Zukunft sprechen, ermöglichen Sie ein Gespräch über die Ausrichtung. Vielleicht kommt sogar ein VP vorbei und sagt: "Ich habe Ihren Artikel im Newsletter über Projekt X gesehen. Ich bin begeistert von dem Projekt und würde gerne hören, was es für unsere Region bewirkt." Vielleicht hören Sie auch: "Ich habe über Projekt X gelesen und bin mir nicht sicher, was mit dem übereinstimmt, was wir im Vertrieb tun. Wenn Sie stattdessen Projekt Y machen würden, würde uns das wirklich helfen. Der Newsletter wird nicht alle Ihre Ausrichtungsprobleme lösen, aber er kann eine entscheidende Rolle dabei spielen, die Gespräche zu schaffen, die zu einer besseren Geschäftsausrichtung führen.
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Diese Beiträge sind meine eigenen und spiegeln nicht unbedingt die Position, Strategien oder Meinung von BMC wider.