Management großer IT-Projekte mit einem kleinen Team

Zielgruppe

Während meiner gesamten Karriere habe ich kontinuierlich versucht, meine Projektmanagementfähigkeiten zu verbessern. Für große Organisationen gibt es umfangreiche Möglichkeiten, Projektmanagementprozesse zu verbessern. Ich finde es immer schwierig, Konzepte zu finden, die auf kleinere Organisationen anwendbar sind. Dieser Artikel richtet sich an kleinere Organisationen, die folgende Eigenschaften aufweisen:

• Weniger als 1.000 Mitarbeiter
• Jahresbudget von weniger als 50 Millionen Dollar
• Projektteams, die typischerweise weniger formalisierte Projektmanagementprozesse haben
• Projektarbeit, die oft ohne große Prüfung oder Planung beginnt
• IT-Mitarbeiter mit breiten (statt tiefgreifenden) Aufgaben
• Projektmitarbeiter, die in der Regel auch operative Aufgaben tragen und nicht nur Teil der Projekte sind, sondern auch Projekte übernehmen

[Helix-Video]

Hintergrund

Irgendwann in der Karriere eines jeden Managers erreicht er den Punkt, an dem er von einer Projektressource zum Projektmanager wird. Ich beziehe mich nicht auf die formale Definition eines Projektmanagers aus PMP-Sicht. Vielmehr beziehe ich mich auf den Zeitpunkt, in dem man für das erste Projekt verantwortlich ist, das mehr als nur ein Ein-Personen-Team ist.

Ich bin, wie viele von euch, ständig auf der Suche nach Wissen, Schulungen und beruflicher Weiterbildung. Als ich mein erstes Projekt begegnete, wandte ich mich natürlich einer formalen Projektmanagement-Ausbildung zu. Ich belegte Kurse über Projektmanagement-Tools, las Bücher über Projektmanagement und besuchte kostenlose (und kostenpflichtige) Online-Projektmanagementkurse.

Nach all dieser zusätzlichen beruflichen Weiterbildung erwartete ich, Projekte besser managen zu können. Trotz dieses neuen Wissens stellte ich mich jedoch immer noch als völlig unzureichend fest, wenn es darum ging, Projekte zu managen, die ich als große Projekte betrachtete.

Warum?

Ich habe viel über Projektmanagement gelernt. Ich habe Projektcharters, die Erstellung einer Arbeitsaufteilungsstruktur, Projektrisiken und Change Management kennengelernt. Ich habe mich sogar mit verschiedenen Projektmanagementmethoden beschäftigt, weil ich dachte, ich müsse einfach die richtige finden, die für meine Organisation funktioniert.

Was ich jedoch nicht gelernt habe, ist, wie man Projektmanagement-Methoden auf Projekte herunterskaliert, die für die Organisation groß sind, aber mit kleinen Mitarbeitern fertiggestellt werden. Dieser Artikel soll ein erster Schritt sein, um Ihnen zu helfen, Projektmanagementpraktiken an kleinere Organisationen anzupassen.

Der Prozess ist wichtiger als das System

Kleines Projektmanagement ist schwierig, und es gibt nur sehr wenige Leitfäden, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Deshalb müssen Sie lernen, bestehende Methoden an das anzupassen, was für Ihre Organisation funktioniert. Ich empfehle dringend, klein anzufangen und dann Ihren Projektmanagementprozess auszubauen.

Beginnen Sie mit einem einfachen Punkt. Eine Projektnamenskonvention ist ein guter Ausgangspunkt. Offizielle Namen für Ihre Projekte stellen sicher, dass alle über dasselbe Projekt sprechen (einschließlich aller Anbieter), die möglicherweise unterstützen. Wenn das Serverteam ein Projekt zum Beispiel Active Directory Migration nennt, möchten Sie nicht, dass das Führungsteam es Network Reembing Project nennt und Ihr Anbieter es User Account Provisioning Project nennt. Ich habe gesehen, dass mehr als ein Projekt auf Eis gelegt wurde, weil mangelnde einheitliche Benennung dazu führte, dass die Finanzbuchhaltung ungenau war.

Kurzer Tipp: Verwenden Sie ein Nummerierungsschema zu Ihrem Projektnamen. Ich benutze gerne die YY/MM/DD-Nummer, wenn ein Projekt gestartet wurde, als Projektnummer. So können Sie, egal welches System Sie verwenden, Projekte schnell nach ihrem ursprünglichen Startdatum sortieren und alte Dokumentordner archivieren. B. 170528-ActiveDirectoryMigration. Eine Projektnummer umgeht auch immer alle "Spitznamen", die während eines Projektlebenszyklus auftauchen.

Als Nächstes wählen Sie eine finanzielle Schwelle und verlangen Sie für alle Projekte über dieser Schwelle eine einfache Projektcharta. So kann Ihr kleines Projektteam sich auf einen formelleren Projektgenehmigungsprozess verlassen, ohne sie mit Änderungen zu überlasten. Ich finde es auch hilfreich, mit einem kurzen ein- oder zweiseitigen Charter für die ersten paar zu beginnen. Es ist immer besser, die Chartervorlage später zu ändern, wenn Sie für das nächste Projekt zusätzliche Informationen benötigen. Kleine Teams können extrem frustriert über die Sammlung von Daten sein, die nie verwendet werden. Bleiben Sie in dieser Phase auch bei unstrukturierten Dokumenten, während Sie den Prozess erarbeiten. Grundlegende Textverarbeitungsanwendungen und Tabellenkalkulationen funktionieren einwandfrei.

Nachdem ein grundlegendes Genehmigungsverfahren eingeführt wurde, beginnen Sie regelmäßig mit der Projektstatusmeldung an die relevanten Interessengruppen im gesamten Projektportfolio. Kleine Projektteams haben in der Regel mehr als drei bis vier Projekte, daher ist es wichtig, bei der Erstellung von Statusberichten auf der 10.000-Fuß-Perspektive zu bleiben. Einfache Rot-, Gelb-, Grün- und Budgetstatus für jedes Projekt reicht aus.

Inzwischen fragen Sie sich wahrscheinlich: "Wann brauche ich ein Projektmanagementsystem?" Ich empfehle, Folgendes zu haben, bevor Sie nach einem Projektmanagementsystem suchen:

• Ein formalisierter Prozess zur Eröffnung und Abschluss von Projekten, der eine Projektcharta bzw. einen Plan erfordert
• Mehr als zwei Personen führen Projektaufgaben aus
• Ein regelmäßiger Berichterstattungsrhythmus mit dem Management

Sobald Sie diese drei Dinge festgelegt haben, wird die Auswahl eines Projektmanagementsystems viel einfacher.

So gut wie jedes Projektmanagementsystem funktioniert, aber die Integration von ITSM ist ideal

Für kleine Projektteams funktioniert jedes einfache Projektmanagementsystem in der Regel einwandfrei. Im idealen Fall ist ein Projektmanagementsystem jedoch in ein IT-Service-Management-System integriert. Oft kann eine Anfrage zu einem vollwertigen Projekt heranwachsen. Die Fähigkeit, den ersten Kundenkontakt (und die entsprechende Kommunikation) zu verknüpfen, kann entscheidend für den Erfolg eines Projekts und das Verständnis der ursprünglichen Absicht sein. Haben Sie sich jemals gefragt: "Wie ist dieses Projekt entstanden?" Die ITSM-Integration kann oft die Antwort auf diese Frage liefern.

Sei ein Taskmaster

Vielleicht ist der schwierigste Teil der Leitung kleiner Projektteams, den Unterschied zwischen einem Projekt und einer Aufgabe zu erkennen. Im Internet finden Sie mehrere Erklärungen für den Unterschied zwischen Projekten und Aufgaben. Ich leite jedoch kleine Projektteams nach folgenden Definitionen:

Eine Aufgabe ist eine Arbeitstätigkeit, die länger als einen Arbeitstag dauert, mit einem definierten Ergebnis und innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden muss.

Ein Projekt ist eine Sammlung miteinander verbundener Aufgaben, die ein bestimmtes Produkt, eine Dienstleistung oder ein bestimmtes Ergebnis erreichen. Dies ist eine modifizierte Definition der Definition der Project Management Institution, die ein Projekt als "temporäres Unterfangen zur Schaffung eines einzigartigen Produkts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses" definiert.

Damit kleine Projektteams bei großen Projekten erfolgreich sein können, muss der Projektmanager jederzeit den Status der Projektaufgaben kennen und bereit sein, auf Hindernisse für den Projekterfolg zu reagieren. Der effektivste Weg, dies im Griff zu behalten, ist das Prinzip, dass "Projektberichterstattung Teil der Projektauftrag ist." Irgendwann in Ihrer Karriere werden Sie jemanden haben, der sagt: "Ich habe keine Zeit, meine Arbeit zu erledigen, wenn ich meinen Aufgabenstatus ständig aktualisieren muss." Arbeit ist erst abgeschlossen, wenn die Organisation weiß, dass sie abgeschlossen ist. Mit anderen Worten: Zu wissen, dass ein Projekt abgeschlossen ist, ist genauso wichtig wie die tatsächliche Erledigung der Arbeit. Wenn die Organisation nicht die Tatsache nutzen kann, dass eine Aufgabe abgeschlossen ist, und zur nächsten Arbeit übergehen kann, ist die Aufgabe nicht erledigt.

Ein kleiner Projektmanager muss außerdem äußerst sorgfältig bei der Kontrolle des Projektumfangs sein. Dies kann besonders schwierig sein, da Aufgabenzuweisungen in ihrer Organisation oft viel mehr Entscheidungsfreiheit haben als ihre Kollegen in großen Organisationen. Darüber hinaus können formalisierte Change-Management-Prozesse in kleinen Teams übermäßig belastend sein. Es ist für den kleinen Projektmanager unerlässlich, die Aufgabendauer auf eine Woche oder weniger zu beschränken und überfällige Aufgaben sorgfältig zu überwachen. Verspätete Aufgaben sind oft ein Symptom für Scope-Creep in kleineren Organisationen.

Halte den Prozess in der richtigen Größe

Mit der Verbesserung Ihres kleinen Projektmanagementprozesses wird er zwangsläufig komplexer. Um sicherzustellen, dass die Komplexität angemessen ist (und tatsächlich den Projekterfolg fördert), sollten Sie folgende Kategorisierungsmöglichkeiten Ihrer Projekte in Betracht ziehen.

1. Kleine Projekte – Diese lassen sich leicht verfolgen, indem man Updates bekommt, ohne ein formelles WBS. Dinge wie der Kauf eines neuen WordPress-Plugins könnten in diese Kategorie fallen. Ein weiteres Beispiel wäre: "Lassen Sie alle Mitarbeiter eine verpflichtende Schulung absolvieren." Typischerweise haben Projekte wie dieses flexible Abschlusstermine.
2. Charter Required Projects – Dies sind Projekte, die eine gewisse Genehmigung benötigen, die nicht durch den ersten Linienmanager erforderlich sind, aber keine erheblichen finanziellen Investitionen erfordern. Eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse / Meilensteine reicht in der Regel für die Genehmigung des Managements aus.
3. Große Projekte für kleine Teams – Diese Projekte erfordern in der Regel einen erheblichen Zeit- und/oder finanziellen Aufwand für das Team. Etwa 40 Stunden Arbeit mit mehr als einem Teammitglied und 25.000 Dollar oder mehr an Ausgaben passen gut zu solchen Projekten.

Achten Sie darauf, die Dokumentation passend zur Größe des Projekts zu halten. Wenn ein Projekt wächst, zögern Sie auch nicht, anzuhalten und zu sagen: "Dieses Projekt ist größer geworden, als wir erwartet haben, es ist Zeit, die passende Dokumentation bereitzustellen."

Beziehungen, Beziehungen, Beziehungen

Der wichtigste Teil der Leitung großer Projekte mit kleinen Teams ist es, sinnvolle Arbeitsbeziehungen in der gesamten Organisation aufzubauen. Kleine Projektteams verfügen in der Regel über breite statt tiefgehende Kompetenzen. Wenn Probleme auftreten, muss der erfolgreiche Projektmanager in der Lage sein, die gesamte Organisation zu überblicken und dort Hilfe zu suchen, wo sie gefunden werden kann. Eine gute Beziehung zu den wichtigsten Führungskräften in der Organisation kann Ihnen helfen, die meisten Hindernisse schnell zu überwinden.

Ebenso wichtig ist es, ausgezeichnete Beziehungen zu Ihren Anbietern zu haben. Wenn Sie angenehm im Zusammenarbeit sind und Ihre Lieferanten gerne mit Ihnen zusammenarbeiten, wird es viel einfacher, bei Bedarf um einen Gefallen zu bitten. Die Möglichkeit, externe Ansprechpartner anzurufen und eine kurze Frage zu stellen, kann den Unterschied zwischen pünktlicher Erledigung einer Aufgabe und Verspätung ausmachen.

IT-Führung & Best Practices

1. Offensive vs. defensive Strategien für IT-Führung
2. 4 Wesentliche Führungsqualitäten für CIOs
3. Transformative Führung im Unternehmen
4. Management großer IT-Projekte mit einem kleinen Team
5. Was ist ein IT-Lenkungsausschuss?
6. Tiger Teams: Wie man kritische Probleme löst
7. 7 Tipps zur Erstellung eines erfolgreichen IT-Newsletters

Diese Beiträge sind meine eigenen und spiegeln nicht unbedingt die Position, Strategien oder Meinung von BMC wider.