Was ist ein IT-Lenkungsausschuss?

Ein Lenkungsausschuss ist eine Gruppe von Personen, die die Prioritäten des Geschäfts innerhalb einer Organisation festlegen und dann den allgemeinen Verlauf dieser Abläufe steuern. Natürlich kann die Einbindung von Informationstechnologie in ein Geschäftsziel, einschließlich eines Lenkungsausschusses, das Erscheinungsbild und manchmal auch den Zweck verändern. Hier kommt das IT-Lenkungskomitee ins Spiel.

Eine Branchenstudie aus dem Jahr 2012 bewertete die Nutzung von IT-Lenkungsausschüssen als die reifste IT-Managementpraxis von 15 Praktiken. Die Studie definierte Reife als weit verbreitet und vollständig praktiziert. Dieser Artikel stellt die Rolle eines IT-Lenkungsausschusses vor und wie man einen nützlichen Ausschuss für die eigene Organisation einführt.

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Definition von ITSCs

Lenkungsausschüsse können bereits innerhalb Ihrer Organisation existieren. Aber ein speziell auf IT spezialisiertes Lenkungskomitee könnte etwas Neues sein.

Viele Unternehmen haben spezielle IT-Lenkungsausschüsse (ITSC) eingerichtet, um sowohl IT- als auch Geschäftsverantwortliche zusammenzubringen und Entscheidungen zu treffen, die beide wichtige Bereiche betreffen. ITSC werden häufig eingesetzt, um Teamarbeit zwischen IT-Teams und direkten Geschäftsteams zu fördern und so Wachstum und Veränderungen zu unterstützen, die mit der Gesamtgeschäftsmission übereinstimmen.

Ein Lenkungsausschuss besteht typischerweise aus Mitarbeitern in Führungspositionen innerhalb der Organisation, da sie sowohl die Fähigkeit als auch die Befugnis haben, strategische Entscheidungen zu treffen. Zu diesen Mitgliedern können sowohl Abteilungsleiter als auch Führungskräfte gehören.

Im Gegensatz zu Teams von Mitarbeitern sind Mitglieder eines Lenkungsausschusses in der Regel nicht an der Ausführung der Arbeit beteiligt. Stattdessen haben sie ein erhebliches Interesse daran, dass die Arbeit termingerecht, im Budget und innerhalb der vereinbarten Methoden erledigt wird.

Ziele des IT-Lenkungsausschusses

ITSCs können je nach Organisation unterschiedliche Ziele verfolgen. Für viele ist das Hauptziel, strategische Ausrichtung zu geben. Dies kann für die gesamte Organisation gelten, nicht nur für das IT-Team und seine Produkte. ITSCs treffen wahrscheinlich Entscheidungen über die Priorisierung von Geschäfts- und IT-Projekten, besprechen, wie IT-Dienstleistungen auf nicht-IT-bezogene Geschäftsbedürfnisse angewendet werden und IT-Best Practices wie Sicherheits- und Notfallwiederherstellungspläne sicherstellen.

Ein sekundäres Ziel eines ITSC kann es sein, Projekte zu unterstützen , wie sie vom Ausschuss definiert sind. Dies kann die Beratung bestimmter Teams beinhalten, die IT-Unterstützung beantragt haben (z. B. wenn die Projektideen mit aktuellen IT-Praktiken übereinstimmen oder wenn vorgeschlagene IT-Ideen wirklich die beste Maßnahme für das Unternehmen sind), Beratung zu IT-Strategien und -Ausgaben sowie die Festlegung der Kriterien für Themen, die das ITSC künftig berücksichtigen wird.

Tipps zur Organisation effektiver IT-Lenkungsausschüsse

Die Kombination von hochrangigen IT- und Geschäftsleitern fühlt sich oft wie ein Zusammenstoß an: Die IT schätzt scheinbar Dinge, die Geschäftsleiter vielleicht nicht priorisieren, und umgekehrt. Es ist leicht zu denken, dass die ITSC nicht vorankommt.

• Definieren Sie Ihren Zweck und gehen Sie oft darauf zurück. ITSCs starten oft mit viel Begeisterung und Optimismus, können aber nach einigen Meetings vom Kurs abkommen. Das ergibt Sinn – ITSCs sind nicht von Natur aus organisch. Projektmanagement-Experten empfehlen, als Team einen spezifischen Zweck zu definieren, der die operative Produktivität durch Handeln fördern sollte. Diese Mission kann in einer Ausschusscharta verankert sein. Das Komitee sollte sie häufig erneut aufgreifen, um sicherzustellen, dass die diskutierten Themen in die Mission des ITSC passen.
• Die Ausschussmitglieder sollen gegensätzliche Ansichten vertreten. Idealerweise sollte ein IT-Lenkungsausschuss eine zweiseitige Kommunikation schätzen. Die IT-Vertreter sollten dem Geschäftsteam zuhören, deren Bedürfnisse an einem Weg verstehen und gegebenenfalls mögliche Alternativen vorschlagen, die weniger Kosten oder Personal erfordern, um dasselbe Ziel zu erreichen. Im Gegensatz dazu sollten die Geschäftsvertreter in der Lage sein, Vorschläge der IT abzulehnen, die neue, unerprobte Technologien anbieten, deren Mehrwert unklar ist.
• Setzen Sie einen Vorsitzenden zu. Mitglieder der Gruppe wurden aufgrund ihrer Dienstalterszugehörigkeit und Erfahrung in einem bestimmten Bereich in den Ausschuss berufen, sei es IT, Vertrieb, Marketing, Executive Management usw. Das bedeutet, dass die Mitglieder ein gemeinsames Ziel teilen – die organisatorische Mission – deren Agenden und Methoden jedoch nicht übereinstimmen. Daher sollte der ernannte Vorsitzende des Lenkungsausschusses die besten Interessen der Organisation oder des spezifischen Programms vertreten. Die Mitglieder des Ausschusses können und sollten unterschiedliche Sichtweisen zur Strategie kommunizieren, aber letztlich liegt die Entscheidungsfindung bei diesem Vorsitzenden.
• Treffen sich regelmäßig mit minimaler Verpflichtung. Branchenexperten empfehlen regelmäßige ITSC-Treffen. Diese sollten persönlich stattfinden, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten. Treffen sollten alle 4-6 Wochen stattfinden, wie zu Beginn des ITSC definiert. Mitglieder sollten sich außerdem zu einer Mindestmitgliedschaftszeit verpflichten, zum Beispiel ein Jahr, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.
• Es ist keine leichte Aufgabe. Wichtig ist, dass alle Mitglieder des ITSC im Hinterkopf behalten müssen, dass der übergeordnete Zweck des Lenkungsausschusses die Kommunikation und Zusammenarbeit ist. Alle Mitglieder wollen das Beste für das gesamte Unternehmen, sie haben nur unterschiedliche Sichtweisen darauf, wie diese Geschäftsziele am besten erreicht werden können.

Mit einer klaren Mission und der Abhängigkeit vom Unternehmen im Entscheidungsprozess kann das ITSC zu einem wichtigen, kollaborativen Weg werden, um sicherzustellen, dass die Geschäftsbedürfnisse erfüllt werden.

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Diese Beiträge sind meine eigenen und spiegeln nicht unbedingt die Position, Strategien oder Meinung von BMC wider.