Überblick und Tipps zum IT-Budgetmanagement

Gibt es im Management ein beängstigenderes Wort als "Budget"? Egal, ob Sie ein kleines Team leiten oder Dutzende von Abteilungen leiten – die Erstellung eines Budgets kann Gefühle von Angst und Frustration hervorrufen. Geld zu verlangen ist immer beängstigend – besonders wenn Sie wissen, dass Sie dafür beurteilt werden, wie erfolgreich Sie es verwaltet haben. Die einjährigen Prognosen und die Geldforderung können sich abwechselnd wie ein Rätsel anfühlen, das Sie lösen müssen, oder wie ein Spiel, das Sie nicht spielen wollen. Fügt man die rutschige, sich ständig verändernde Welt der IT hinzu, sitzt Sie davor, ein Budget für ein Team zu erstellen, das Geschäftseinnahmen generiert, obwohl die meisten Unternehmen sie dennoch als Kostenquelle behandeln. Aber so muss es nicht sein. Egal, ob Sie Ihr erstes Budget erstellen oder ein erfahrener Veteran sind – hier sind einige Tipps zum IT-Budgetmanagement, die in Ihrer Multi-Cloud-Welt funktionieren.

Do's and Don'ts: Best Practices im Budgetieren

Budgets sind eines der vielen Werkzeuge, die Manager nutzen, um Ziele zu erreichen. Anstatt Budgets als Gefallen oder Schuld zu betrachten, betrachten Sie Ihr Budget als Möglichkeit, Ihre IT-Initiativen mit finanziellen Investitionen abzustimmen. Schließlich weiß das Unternehmen, dass Sie Geld brauchen, um Ihre Ziele zu erreichen. Und wie im Privatleben sind Budgets nicht grundsätzlich schlecht – sie bringen Sie einfach dazu, sich wieder auf die Dinge zu konzentrieren, die Sie erreichen möchten. Bevor wir auf Budgetpunkte eingehen, werfen wir einen Blick auf einige allgemeine Budgetansätze:

• Lass das Ratespiel hinter dir. Budgets sind ein strategisches Werkzeug, kein Freiraum für alle. Das bedeutet, dass du eine Philosophie oder einen Ansatz im Kopf haben solltest – die Ausgaben erhöhen, um bestimmte Ziele zu unterstützen, vielleicht die Ausgaben in anderen Bereichen einzuschränken. Aber manche Manager verfolgen einen "Ratespiel"-Ansatz, indem sie einfach weitere 10 % des diesjährigen Budgets verlangen, ohne echte Strategie oder einen Proof of Concept. Dadurch senden Sie das Signal, dass Ihre Arbeit dieses Jahr 10 % wichtiger ist als im letzten. Vielleicht ist sie das, vielleicht auch nicht. Dieses Ratespiel untergräbt auch Ihre Autorität, den Fokus Ihres Teams zu definieren.
• Verwalten Sie Ihr Budget, als wäre es Ihr eigenes Geld. Die Verantwortung und Eigenverantwortung für das zu übernehmen, was Ihr Team erreichen soll, kann Ihnen eine Denkweise öffnen, die über eine zufällige Geldforderung hinausgeht. Schauen Sie sich Bereiche an, in denen Sie in der Vergangenheit versagt haben, und überlegen Sie neue Ansätze. Lesen Sie sich über neue Trends und prüfen Sie, ob welche auf die Arbeit Ihres Teams anwendbar sind. Wenn Sie selbst eine Rolle spielen – was Sie als Manager bereits haben – zeigt, dass Sie wissen, worum es geht.
• Lass diese "Nutze es oder verliere es"-Mentalität auf. Die Vorstellung, dass die Vorgesetzten dir nächstes Jahr nicht mehr geben, wenn du dieses Jahr nicht all dein zugewiesenes Geld aufgibst, mag in der Realität begründet sein, aber es ist keine kluge finanzielle Entscheidung. Egal, wer dir das sagt, es ist oft eine schlechte Angewohnheit: Es fördert willkürliches Ausgaben und untergräbt alle deine zukünftigen Ausgabenrechtfertigungen.
• Seien Sie transparent mit Ihrem Team. (Zumindest so gut Sie können.) Wir wissen, dass manche Unternehmen mit ihren Budgets geheimnisvoll sein können; dennoch ist es vorteilhaft, wenn Ihre direkten Mitarbeiter genau wissen, wie viel sie für Schulungen oder Software ausgeben können – Sie verschwenden weder ihre Zeit noch Ihre eigene. Sie werden es zu schätzen wissen und Sie profitieren von einer vertrauensvolleren Beziehung.

Budgettipps für IT-Manager zum ersten Mal

Frischgebackene Manager verspüren oft ein überwältigendes Gefühl der Beklommenheit, wenn es ums Budgetieren geht. Schließlich wurden Sie vielleicht wegen einer Kombination aus IT-Know-how und Personalmanagement-Fähigkeiten befördert, aber wenn Sie noch nie ein Budget erstellt haben, ist es wahrscheinlich keine Fähigkeit, über die Sie viel Zeit verwendet haben. Denken Sie daran, dass alle vor Ihnen das Budgetieren am Arbeitsplatz gelernt haben. Eine Vorabinvestition Ihrer eigenen Zeit zusammen mit diesen praktischen Tipps wird Ihnen helfen, das Chaos und die Unsicherheit zu organisieren:

• Betrachte das bestehende Budget als Basis. Überprüfen Sie das aktuelle Budget sorgfältig, stellen Sie Fragen (an sich selbst oder an die Person, die es entwickelt hat), und finden Sie vielleicht Lücken darin. Das Ziel ist nicht, mit der Methodik des Budgets übereinzustimmen, sondern zu verstehen, wie es zusammengestellt wurde.
• Lernen Sie von Ihrem Team. Ob ein formelles Treffen oder ein lockeres Gespräch – sprechen Sie mit Ihrem Team über ihre Bedürfnisse: Wofür haben sie im vergangenen Jahr Geld ausgegeben? Brauchen sie für das nächste Jahr neue Hardware, Software oder Schulungen? Bitte sie, Prioritäten zu setzen – was ist das, was sie am meisten brauchen? Was ist das angesagte Ding, das sie mögen, aber vielleicht noch nicht brauchen?
• Sprechen Sie mit der Zentrale. C-Level-Führungskräfte haben wahrscheinlich bereits ein Gesamtbudget für das nächste Jahr festgelegt, bevor Sie Ihre finanziellen Anfragen stellen müssen. Finden Sie heraus, ob sie eine Faustregel geben – sie sagen vielleicht, dass Sie innerhalb eines bestimmten Prozentsatzes des Vorjahresbudgets bleiben müssen.
• Bitte um Hilfe. Da Sie nicht die erste Person im Unternehmen sind, die ein Budget erstellt, bitten Sie um fachkundige Hilfe. Gehen Sie zu Ihrem Finanzteam und prüfen Sie, ob sie Budgetanalysten haben – eine Rolle, die viele Unternehmen beschäftigen. Sie können bei Standard-Budgetfragen, komplexeren Themen wie Amortisation und Abschreibungen helfen und Ihnen sogar Tipps geben, wie Sie Ihr Budget genehmigt bekommen. Sie könnten auch mit einem Paar Managern sprechen, zu denen Sie aufschauen, um deren Einschätzung zu erhalten.
• Belege einen Budgetierungskurs. Schau dir ein nahegelegenes Community College oder eine Business School für einen Budgetierungskurs für Nicht-Finanzfachleute an. Vielleicht kannst du sogar Arbeit finden, um die Ausgaben zu decken.
• Priorisieren Sie Ihre Budgetforderungen. Angenommen, Sie werden nur für 90 Prozent dessen, was Sie verlangt haben, genehmigt – welche Posten können Sie streichen? Oder vielleicht sind die Unternehmensgewinne zur Jahresmitte gering, sodass Sie gebeten werden, das zu reduzieren. Zu wissen, welche Punkte von Anfang an höher und niedriger Priorität haben, macht diesen Prozess viel einfacher.

Tipps und Tricks für IT-Budgets

Wenn Sie sich mit der Budgetpflege wohler fühlen, werden Sie immer ausgefeilter darin, wie Ihr Budget für Sie arbeiten kann. Sie können Ihr Budget auch als Werkzeug für größere Unternehmensharmonie nutzen.

• Teilen Sie den Reichtum mit anderen Teams. Vielleicht hatten Sie letztes Jahr ein viel höheres Budget als üblich – Sie haben mit neuen Mitarbeitern aufgebaut, in neue Hardware investiert und die Funktionalität und Philosophie Ihres Teams geändert. Seien Sie also ein Teamplayer und überlegen Sie ein "normaleres" Budget für dieses Jahr. Fragen Sie Ihren Manager, wo Ihr Budget in die Gesamtarbeit Ihres Managers passt – vielleicht ist es dieses Jahr Zeit, das Team zu reduzieren, damit ein weiteres Team wachsen kann.
• Teilen Sie die Arbeitskräfte. Sie möchten einen Data Scientist einstellen, haben aber nicht genug Geld für ein volles Gehalt. Suchen Sie stattdessen andere Teams, die einen Teilzeit-Data Scientist gebrauchen könnten. Indem Sie die Arbeitslast für eine Person über Teams hinweg teilen, können Sie die Kosten für diesen Mitarbeiter auch aufteilen.
• Konsolidieren Sie Datenbanken und Apps. Zumindest so realistisch und machbar wie möglich kann die Konsolidierung Ihrer Datenbanken Ihnen helfen, Kosten zu senken. Egal, ob Sie in der Cloud oder auf Servern vor Ort leben – indem Sie die Anzahl der Standorte Ihrer Daten reduzieren, können Sie Ihre Infrastrukturkosten senken.
• Fragen Sie nach Finanzierungsmöglichkeiten. Vielleicht müssen Sie einen Kauf tätigen oder einen neuen Mitarbeiter einstellen, aber Sie haben kein Budget dafür. Suchen Sie sich einen Praktikanten, fragen Sie Ihren Software- oder Hardwareanbieter nach Finanzierungsmöglichkeiten oder prüfen Sie, ob ein Anbieter ein Proof of Concept-Projekt durchführen kann, damit Sie ein neues System testen können. Wenn Ihr Budget frei ist, wissen Sie bereit, dass Ihnen die App gefällt, und Sie sind bereit, ihre Kosten zu rechtfertigen.

Langfristige Best Practices für IT-Budgets

Ein Budget sollte niemals nur eine Jahresprognose sein. Es ist eine Möglichkeit, zu messen, was gegen das wirkt, was Sie für möglich gehalten haben. Es ist ein Test von Vorstellungskraft versus Realität. Integrieren Sie diese Best Practices in Ihren IT-Managementstil:

• Überprüfen Sie Ihr Budget monatlich. Sehen Sie, wo Sie zu viel oder zu wenig ausgegeben haben – und sehen Sie, was die Ergebnisse waren. Wenn Sie proaktiv mit Ihrem Budget umgehen, wird das Budget für das nächste Jahr viel einfacher – und kleiner – sein. Sie werden auch Trends oder Szenarien für das Scheitern erkennen: Angenommen, Sie möchten auf mobile Apps umsteigen, aber Ihre Überausgaben an anderer Stelle bedeuten, dass Sie den von Ihnen geplanten Mobile-Entwickler nicht einstellen können.
• Berücksichtigen Sie Fixkosten gegenüber variablen Kosten. Die Investitionen im Voraus sind teuer und nicht flexibel: Der Kauf von Hardware oder das Abschließen eines Vertrags über einen jahrelangen Service bindet Sie an diese Preise. Aber die Berücksichtigung von As-a-Service-Optionen kann Ihnen Flexibilität und Skalierbarkeit verschaffen.
• Kommunizieren. Ein Budget ist eine Möglichkeit, die Ziele Ihres Teams zu kommunizieren – an Ihre Manager, an das Unternehmen insgesamt und natürlich an Ihr Team. Aber die Kommunikation an sich kann genauso nützlich sein: Wenn Sie vom Kurs abkommen, bitten Sie um Hilfe. Wenn Sie nicht herausfinden, wohin das Geld fließt, sprechen Sie mit Ihrem Team. Wenn Sie erfolgreich sind, teilen Sie Ihre Best Practices.

Wenn Sie Ihr Budget besser verwalten, optimieren Sie Ihre Kosten und Ihren Mehrwert. Das kann den Unterschied ausmachen zwischen der Behandlung als Standard-Kostenstelle und der wahren Einnahmequelle der IT.

IT-Kostenmanagement-Leitfaden

1. Überblick und Tipps zum IT-Budgetmanagement
2. Was ist IT-Kostentransparenz? IT-Kostentransparenz erklärt
3. Forschung & Entwicklung und Innovation im Unternehmen
4. IT-Ausgaben reduzieren: 5 Tipps für Unternehmens-IT
5. IT-Kostenreduktionsstrategien: 6 Wege, laufende Kosten zu senken
6. IT-Budgettrends: Wie Unternehmen für IT investieren
7. IT-Ausgabentrends des Jahres 2022

Diese Beiträge sind meine eigenen und spiegeln nicht unbedingt die Position, Strategien oder Meinung von BMC wider.